Dentre as diversas funções de um profissional de Secretariado, está a manutenção da gestão de documentos. Neste artigo, você aprenderá qual é o papel do profissional de Secretariado na manutenção dos documentos.
As funções de um profissional de Secretariado não se resumem apenas em apoiar e auxiliar a empresa ou escritório, mas também têm funções organizacionais, estratégicas que auxiliam na tomada de decisão.
O profissional de Secretariado é considerado o braço direito de grandes líderes do mercado corporativo, este profissional desempenha diversas tarefas, desde as mais simples até as mais complexas.
Índice Geral para Você:
- As principais funções de um profissional de Secretariado atualmente são:
- O profissional de Secretariado na manutenção dos documentos
- A importância do profissional de secretariado na manutenção dos documentos
- As mudanças no perfil do profissional de Secretariado
- As vantagens de ter um profissional de secretariado na manutenção dos documentos
- Quais são os principais tipos de documentos empresariais?
- O profissional de secretariado na manutenção dos documentos: organização dos documentos?
- Índice do arquivo de documentos
- Manter os documentos sempre no lugar
As principais funções de um profissional de Secretariado atualmente são:
- Organizar o local de trabalho, mantendo-o limpo e funcional;
- Estabelecer uma rotina diária de trabalho;
- Organizar e manter atualizada a agenda do seu chefe executivo;
- Despachar com o seu chefe;
- Distribuir as tarefas dos auxiliares;
- Recepcionar visitantes e manter contatos de interesse da empresa;
- Atender a telefonemas, filtrando as ligações para o seu chefe;
- Redigir correspondências;
- Digitar e elaborar documentos;
- Protocolar documentos;
- Receber, selecionar, ordenar, encaminhar e arquivar documentos;
- Preparar e secretariar reuniões;
- Tomar providências relativas às viagens dos executivos da organização;
- Controlar o “caixa pequeno”;
- Atender clientes internos e externos;
- Coordenar equipes;
- Traduzir documentos;
- Participar de reuniões;
- Auxiliar na comunicação em encontros com pessoas de língua estrangeira;
- Organizar os documentos da gestão escolar.
Em síntese, essas são as funções que um Secretário pode desempenhar ao longo do seu trabalho.
O profissional de Secretariado na manutenção dos documentos
Como visto anteriormente, o profissional de Secretariado pode realizar diferentes funções em seu trabalho, sendo que a gestão de documentos de uma instituição é uma das mais importantes e que requer muita responsabilidade e atenção.
Sendo assim, é função desse profissional receber e lidar com um grande número de documentos da empresa, dos funcionários, dos clientes e da própria gestão administrativa.
Ao realizar a manutenção dos documentos, o Secretário precisa principalmente organizar todas as informações de forma eficiente e acessível.
Visto que todos os documentos devem ser fáceis de encontrar sempre que necessário, de forma rápida e fácil.
A importância do profissional de secretariado na manutenção dos documentos
O profissional de Secretariado lida também com a gestão dos documentos recebidos e produzidos pelo departamento ou empresa em que atua.
Assim, a maneira como são armazenados os diversos documentos presentes no dia a dia corporativo tem forte influência sobre a realização das atividades da empresa.
Desse modo, os arquivos precisam ser de fácil acesso e compreensão para a recuperação de informações e agilidade nos processos.
Dessa forma, atualmente, em diversas empresas cabe ao Secretário manter em ordem os documentos, tanto físicos quanto digitais.
Por causa dessas mudanças contemporâneas, o profissional de Secretariado pode assumir as demandas de gestor documental.
Ou seja, o profissional de Secretariado pode entender as necessidades do espaço organizacional e mostrar competência atuando como agente de mudanças em seu local de trabalho.
Desse modo, havendo dedicação, responsabilidade e conhecimento sobre o tema, o Secretário pode assumir o papel de gestor documental e aprimorar a estrutura da organização e seus processos.
As mudanças no perfil do profissional de Secretariado
Como resultado das mudanças do mundo globalizado, o profissional de Secretariado atualmente expandiu os limites das atividades estritamente técnicas e passou a atuar em áreas mais estratégicas.
Posto que as mudanças no perfil do Secretário ficaram evidentes e lhe garantem possibilidades de agir no âmbito gerencial, tornando-o um profissional competitivo no mercado de trabalho.
Dentre as diversas atividades do Secretário, está a gestão documental, ou seja, o Secretário pode atuar como um gestor documental na implantação de um arquivo digital.
As vantagens de ter um profissional de secretariado na manutenção dos documentos
A partir do atual perfil do profissional de Secretariado, a possibilidade dele assumir as demandas de gestor documental tornou-se evidente.
Ter um Secretário como gestor documental pode trazer uma série de vantagens durante o processo, tanto para a empresa quanto para a atuação da Secretária, como, por exemplo:
- Instituição de novas ferramentas para controle dos arquivos;
- Queda no número de vias originais extraviadas;
- Reconhecimento da atuação da profissional como gestora documental;
- Percepção da importância da correta guarda e manuseio de documentos.
Uma vez que é fundamental levar em conta as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) para evitar riscos de segurança da informação.
Quais são os principais tipos de documentos empresariais?
Assim, agora que você já sabe como o profissional de Secretariado pode atuar como gestor documental, é importante conhecer os principais tipos de documentos empresariais exigidos no Brasil atualmente.
Contrato social
O Contrato Social funciona quase como uma certidão de nascimento da instituição.
Em outras palavras, o documento contempla informações sobre os sócios, deveres e direitos, endereço de funcionamento, principais atividades, objetivo, nome da empresa, entre outras informações.
Sendo assim, sem o Contrato Social, a empresa não pode funcionar de forma legal, além de não poder abrir uma conta bancária ou participar de alguma licitação.
Alvará
O Alvará de Funcionamento é muito importante, pois é um documento municipal que regulariza o imóvel da empresa para exercer as atividades previstas no contrato social.
Ao passo que o prazo de validade do Alvará de Funcionamento será determinado pela Prefeitura Municipal.
Licenças específicas de funcionamento
Eventualmente, alguns tipos de empresa podem precisar de licenças específicas para funcionamento
Por exemplo, no caso de restaurantes e farmácias, que devem ter licença sanitária, e de fabricantes de cosméticos e indústrias, que devem conseguir licença ambiental.
Notas fiscais
As notas fiscais são recibos de compra e venda obrigatórios.
Pois, além de registrarem a entrada e saída de produtos, controlam trocas, valores e toda a movimentação de um produto, o que garante a cobrança adequada de impostos.
Registros contábeis
Os registros de contabilidade são importantes, pois comprovam a movimentação financeira da empresa, como pagamentos e recebimentos.
Devem ser arquivados com bastante organização, pois comprovam a legalidade das operações e a gestão financeira adequada.
Registros tributários e da previdência
Em princípio, é responsabilidade do empregador recolher uma série de tributos relacionados à contratação de funcionários todos os meses.
Desse modo, os comprovantes das contribuições para o INSS, a contribuição sindical e o FGTS devem ser mantidos arquivados.
Recursos Humanos
Não apenas aos tributos previdenciários, como também as empresas devem registrar outras informações sobre os funcionários, como pagamentos, folhas de ponto, novas contratações, desligamento de empregados, entre outras.
Medicina e Segurança do Trabalho
Em suma, é importante manter em dia a documentação empresarial relacionada às políticas de Medicina e Segurança do Trabalho, como atestados de saúde ocupacional (ASOs) e laudos de equipamentos de proteção individual (EPIs).
Atas em geral
As atas têm função administrativa e consistem no documento que registra tudo o que acontece em reuniões.
De fato, elas são importantes porque contam com a assinatura dos participantes da sessão, confirmando a veracidade dos fatos ali registrados.
O profissional de secretariado na manutenção dos documentos: organização dos documentos?
A organização de documentos é uma atividade frequente no ambiente empresarial e exige do profissional muita atenção, cuidado e responsabilidade.
Os documentos devem ser separados por categorias e arquivados de acordo com sua natureza, através de categorias relacionadas com o setor da empresa.
Organização de documentos contábeis:
Por certo, as notas fiscais devem ser separadas em pastas por nome de fornecedor, com boletos de pagamento anexados para facilitar a conferência de valores.
Documentos funcionais:
Cada funcionário deve ter sua própria pasta contendo:
- Toda a documentação desde sua admissão;
- Laudos de exames periódicos em dia;
- Comprovantes de pagamento;
- Concessão de férias e outros pertinentes.
Além desses documentos do setor de recursos humanos, a organização de documentos de uma empresa deve ser feita com aqueles referentes ao serviço médico e de saúde ocupacional.
Documentos de constituição:
Os documentos de constituição da empresa devem ser preservados de forma a se tornarem acessíveis a qualquer momento, são eles:
- Contrato social e suas alterações;
- Inscrições nos órgãos de fiscalização e controle;
- Cadastro junto aos órgãos governamentais.
Documentos fiscais e de controle:
Existem documentos que precisam ser arquivados e estar disponíveis por determinado intervalo de tempo.
Para esses documentos, é preciso separar as esferas governamentais, Federal, Estadual e Municipal, atendendo à legislação dentro de suas categorias e mantendo sua atualização.
Documentos eletrônicos:
A organização de documentos eletrônicos deve ser mantida em pastas com tipos de documentos, por fornecedores ou clientes, de acordo com o ramo de atividade da empresa.
Índice do arquivo de documentos:
Em conclusão, toda forma de organização de documentos de uma empresa deve ser planejada e implantada, com a divisão de categorias.
Manter os documentos sempre no lugar:
É importante que a Secretária elabore uma definição para a organização dos documentos, assim terá uma rotina de como organizar documentos já pronta.
Sendo assim, o maior cuidado para manter a ordem e funcionamento do arquivo é recolocar cada documento no lugar depois de ser usado para qualquer fim.
Esse é mais um artigo do Secretariado do Brasil, espero que você tenha gostado de saber qual é o papel do profissional de secretariado na manutenção dos documentos.
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