Comunicação corporativa

Será que você profissional de Secretariado realmente sabe escrever e-mail de acordo com as regras de comunicação corporativa?

Se há um assunto indiscutivelmente essencial no ambiente corporativo, é sem dúvidas a comunicação. Ela se dá de diversas maneiras atualmente, onde a mobilidade chegou para ficar com a praticidade das inúmeras ferramentas a um clique de distância.

No entanto, não é incomum relatos de profissionais de Secretariado, dos mais diversos ramos de atuação, que sofrem com a dificuldade de compreender, interpretar ou assimilar o que é comunicado dentro das empresas.

No topo da lista, aparecem os E-mails. Sim! Será possível uma ferramenta tão comum e usual ser o causador disso tudo? Por que Secretárias e Secretários tem dificuldades para se comunicar por e-mail? 

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Apesar da disparidade de recursos atuais na comunicação corporativa, o E-mail ainda é muito presente na rotina de profissionais de Secretariado  e compõe boa parte da comunicação interna e externa das empresas. Principalmente na realidade atual onde muitos Secretários Executivos ou Secretárias Executivas e demais profissionais de Secretariado estão trabalhando em seus Home Office, ou até mesmo se redescobrindo dentro da profissão e atuando como Secretária Remota ou Assistente Virtual

Comunicação Corporativa, como se usa os e-mails

Os E-mails podem ser usados para diferentes fins: comunicar, solicitar, informar… e, independente do objetivo primordial do E-mail, para que a comunicação seja assertiva, o texto deve conter alguns elementos indispensáveis para a boa interpretação da mensagem. O receptor deve ter capacidade interpretativa e compreendê-la como um todo e não apenas parte dela.

Não é necessário que o Secretário ou Secretária seja um/uma expert em Língua Portuguesa ou dominar todas as regras de escrita, sejam ortográficas, sintáticas ou morfológicas para que se consiga expressar de forma clara e concisa o que se quer “dizer”. No entanto, conhecimentos básicos sobre construção textual, certamente irão ajudar na hora de escrever.  Entender as partes de um texto e tentar seguir este “roteiro” facilitará a assertividade da comunicação corporativa para Secretários Executivos, Secretárias Executivas, Secretárias Remotas ou Assistentes Virtuais.

Erros comuns ao escrever um e-mail para a comunicação corporativa

É muito comum (muito mesmo) que E-mails não sejam compreendidos pela simples falta de organização dos elementos da mensagem que se quer transmitir. Eis alguns exemplos:

1. Não pensar antes de escrever

Parece elementar, não é? Mas acredite, é muito comum que alguns profissionais de Secretariado escrevam de forma aleatória sem se preocupar com a composição do texto. Ou seja, escrevem exatamente como as palavras vão “surgindo” sem a devida (re) organização.

2. Pressa

Aliado ao exemplo anterior, a falta de tempo do dia a dia, muitas vezes interfere em como a mensagem é transmitida. Na verdade, o exemplo anterior pode ser classificado como consequência deste. A pressa faz com que as pessoas escrevam loucamente e não param para ler e reler, e esse descuido pode trazer danos na comunicação corporativa. Fazer a leitura do texto antes de enviar é crucial, pois é neste momento em que se pode encontrar erros ou incongruências inicialmente imperceptíveis, mas que comprometem a mensagem ou parte dela.

Uma dica muito bacana para profissionais de Secretario é: dar uma pausa, tomar um café, falar com alguém, dar uma volta é um exercício poderoso. Assim, ao voltar ao texto garanto que o verá com outros olhos, literalmente.

3. Ignorar a estrutura textual

Em praticamente todo tipo, é possível aplicar os elementos da estrutura textual para que alcance êxito no entendimento da mensagem. Os textos normalmente possuem algumas partes (não necessariamente em todas as modalidades, ok?) que são:

  • Apresentação
  • Desenvolvimento
  • Conclusão.

De forma bem pragmática, isso significa que: primeiro (novamente, não necessariamente nesta mesma ordem) apresenta-se o tema, o assunto do qual se trata o texto, seja ele informativo, uma solicitação etc. É comum que se use um período introdutório para que o interlocutor possa assimilar e de alguma forma se preparar para o que virá a seguir.

4. Falta de conectivos

 Na comunicação corporativa, às vezes, até se tem um texto construído no formato ideal, com a devida introdução, desenvolvimento e conclusão, mas ainda assim, a sensação que se tem é de que as frases são aleatórias e não se complementam. 

Isso ocorre pela falta de conectivos. São aquelas palavrinhas ou expressões mágicas, usadas para interligar frases, períodos ou parágrafos que permitem sequência de ideias. Geralmente, os conectivos são conjunções, advérbios ou, mais raramente, pronomes. Os conectivos são verdadeiras “pontes” entre a frase/período anterior e o que vem a seguir. 

O mais bacana em relação aos conectivos, é que eles podem ser empregados em diversos momentos no texto, a depender da ideia em que se pretende enfatizar. Um estudo mais aprofundado dos conectivos e suas aplicações, pode, se não resolver, ajudar na construção de um texto cada vez melhor, assertivo e profissional.

Abaixo, alguns exemplos de conectivos:

Prioridade, relevânciaPrimeiramente/ antes de mais nada
AdiçãoAlém disso/ Ademais
OposiçãoContudo/ Mas/ Entretanto
CertezaCertamente/ Sem dúvida
FinalidadeA fim de/ Com intuito de
ConclusãoLogo/ Desse modo
CausaPor isso/ Visto que
TempoFrequentemente/ Eventualmente
ComparaçãoAssim como/ De acordo com
HipotéseSe/ Caso/ Eventualmente
Dúvida Provavelmente/ Talvez
Surpresa De repente/ Inesperadamente
EsclarecimentoOu seja/ Aliás
Ideias alternativasOu…ou/ Quer…quer

Como escrever um e-mail para ter uma comunicação corporativa eficaz?

Agora que você já aprendeu quais são os erros mais comuns na comunicação corporativa, está na hora de entender como melhorar a redação de seus e-mails.

Já entendemos que um e-mail precisa ter introdução, desenvolvimento e conclusão.

Então, feitas as devidas introduções, passa-se para o desenvolvimento em si. São mais alguns períodos utilizados para, como o próprio nome sugere, desenvolver a mensagem. No caso de uma solicitação, aqui é o momento para se apresentar os motivos pelos quais a solicitação será feita. Igualmente para o caso de um texto informativo. No desenvolvimento são enumeradas as razões que norteiam tal informação. 

Por fim, a conclusão. Aqui pode-se novamente, fazer uma retomada do tema e enfatizar uma vez mais a importância do que fora apresentado. Pode-se ainda, finalizar com uma chamada para ação: por exemplo, no caso de um e-mail em que informa novo horário de funcionamento da cantina, é comum finalizar com frases como “Contamos com a colaboração de todos” ou algo neste sentido. 

Um bom texto é aquele que conta com a sensibilidade de seu emissor. Caso seja um assunto delicado ou que requeira um pouco mais de sutileza, é comum que se siga a estrutura textual, com o maior número de informações e detalhes possíveis, por meio de um desenvolvimento bem construído.

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Conclusão sobre comunicação corporativa escrita

Por outro lado, há E-mails que precisam ser diretos, com mensagem clara e objetiva. São os casos em que talvez, a escolha das palavras certas seja crucial, considerando-se que serão poucas, breves e diretas.

Dessa forma, é possível inferir que para praticar a comunicação corporativa escrita seja assertiva no ambiente de trabalho. E é necessário que haja conhecimento sobre um conjunto de elementos textuais e não textuais, além de sensibilidade ao escrever e principalmente, empatia: Pense em seu interlocutor. Imagine como ele se sentirá ao ler seu texto. 

Outra dica importantíssima para você profissional de Secretariado melhorar a escrita de E-mails, é a prática da leitura. Quem lê só tem a ganhar. A leitura traz familiaridade com as palavras, expansão de vocabulário, aprendizado de palavras novas, onde e como aplicá-las, construção ortográfica e o melhor, utilização prática da aplicabilidade dos conectivos. 

O poder das palavras é inimaginável! Desfrute-o!

Autora: Angela Gomes dos Santos Carvalho

Secretária Executiva

Secretária: Salto baixo ou salto alto?

Salto é um assunto às vezes polêmico para diversas Secretárias, apesar de controverso é preciso falar sobre esse assunto. Então, esse artigo tem a intenção de manter você profissional de Secretariado antenada sobre essa questão. E aí Secretária: Salto baixo ou salto alto?

Então, vamos lá!

Que tal um breve histórico, para começar?

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Na idade média havia registro de uma espécie de calçados com solado de madeira, naquela época, o salto alto era usado para manter os sapatos da nobreza longe de lama e de outras impurezas que viessem a sujar os sapatos dos nobres.

Uma observação muito legal para este apanhado, os saltos eram utilizados nos sapatos de homens e mulheres da nobreza, não havia nenhuma diferenciação, o foco era preservar os sapatos.

Outro dado interessante estar no surgimento do salto tipo plataforma, criado por Chopine, na Turquia, aqueles sapatos podiam chegar até numa altura de 40cm, fontes relatam que algumas mulheres usavam bengalas, ou, eram ajudadas pelas criadas para conseguirem ficar em pé. Outra questão bastante curiosa, em alguns países é que as mulheres dos haréns eram obrigadas a usarem sapatos de salto fazendo com que fosse mais difícil fugirem.

Mas, foi em Veneza na Itália, que o salto alto começou a ganhar formas mais luxuosas, tornando-se símbolo de status, riquezas e posição social.

Já a popularização do salto alto começou de fato, com Catarina de Médici, esposa do Rei Henrique II, da França.

Secretária: salto alto ou baixo, o que usar atualmente?

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Em nosso cotidiano associamos os tipos de calçados aos ambientes para os quais iremos frequentar. Sendo até mesmo um acessório de moda, porém, indispensável para determinado convívio social.

Podemos dizer que temos para cada roupa e calçado um tipo apropriado, ou seja, para cada ambiente existe uma veste adequada, exemplificando: no normal, as pessoas não irão numa praia em pleno calor do Brasil, com casacos e calça jeans. Né? É mais ou menos isso que estou falando, para cada roupa, suas vestes e calçados apropriados. 

Por outro lado, antes de qualquer exclamação é importante sempre repetir que nós profissionais em Secretariado somos o cartão postal da empresa, na qual estamos exercendo nossas atividades laborais, e com isso, as nossas vestes e calçados também fazem composições desse retrato, ou seja, cartão postal.

Mas então, nós Secretárias e Secretárias executivas devemos usar salto alto ou baixo?

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É sabido, que a elegância de uma pessoa, não estar nas vestes, mas, sim numa boa educação e cordialidade para os que estão em seu entorno. No entanto, alguns padrões de veste e calçados vai de acordo com as normas e padrões exigidos pela empresa para o qual o profissional em Secretariado irá desenvolver suas atividades.

Mas, também, cabe a Secretária ou Secretária executiva escolher o modelo e tipo de calçado que seja elegante e ao mesmo tempo confortável para ser utilizado.

Por fim, é notório que o salto alto utilizado pela maioria das profissionais em Secretariado passa uma sensação de elegância e empoderamento, para o conforto, acomodação e até mesmo o gosto dessas profissionais detectamos vários tamanhos de saltos, que variam entre 6cm e 15 cm, e também, tipos e formatos, para estes, identificamos, o salto do tipo agulha, robusto, geométrico, cone entre outros .  Para tanto, cabe a você Secretária e Secretária executiva escolher o mais belo para o seu uso.

Este artigo foi desenvolvido pela Secretária PRISCILA CAROLINA SANTOS DA SILVA

Em 29-03-2021

Clique no nome do artigo e veja também: Business English para Profissionais de Secretariado, porque é importante dominá-lo?

A revolução no mercado de trabalho com o home office

Desde março de 2020 as empresas e os colaboradores brasileiros se depararam com o dilema de não poderem trabalhar presencialmente por conta do coronavírus. O vírus, que desde antes havia parado o mundo, parou o Brasil. As pessoas foram obrigadas a se recolherem em suas casas para se protegerem e evitar a propagação da doença. E o home office foi a solução para que profissionais, bem como, para Secretárias e Secretários do mundo inteiro não parassem de trabalhar.

Alguns profissionais, como médicos, enfermeiros e entregadores foram fundamentais para o enfrentamento da pandemia. Com novos hábitos, novas demandas surgiram e outros profissionais tiveram de se adaptar.

O cenário pré-COVID 19 há muito o que ensinar

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Sem duvidas antes do COVID-19 a ameaça mais significativa da humanidade tinha sido a Segunda Guerra mundial. Na década de 1980, o mundo enfrentou muitos conflitos que reduziram a capacidade dos governos de enfrentarem as desigualdades, os principais deles foram liderados por Thatcher e Reagan. 

A globalização era mais que necessária para melhorar o comércio, pessoas e finanças. Pois o fluxo acelerado de bens servia para minimizar mais rapidamente a pobreza. Isso levou a um número de 2 bilhões de pessoas que saíram de condições subumanas de vida ainda na década de 90. Com  globalização a distribuição de vacinas aumentou em todo o mundo a expectativa de vida.

Mas não foram levados em consideração os riscos negativos da globalização. Pois nações mais interdependente e conectadas entre si, inevitavelmente, flexibiliza o controle e como consequência se expõem a riscos sistêmicos. E o maior exemplo, foi à recessão de 2008. 

A realidade é que o cenário pré-pandemia era de um mundo adaptado à mesmice, rotinas idênticas e formas tradicionais de comportamentos e processos que já não mudavam a mais de quase duas décadas. Tanto é que mesmo com a tão avançada tecnologia científica no campo das doenças infectocontagiosas, pesquisadores do mundo inteiro já vinham falando de surtos de novas enfermidades e ninguém estava preparado para a pandemia. Mesmo não sendo essa a única catástrofe global que já enfrentamos.

A pandemia fez a humanidade refletir e expandir os horizontes muito além do vírus, empresas e trabalhadores tiveram que se adaptar ao novo, dar lugar à novas Tecnologias assim como ao home office.

Home office: trabalho duro, mas à distância

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Alguns publicitários, designers e profissionais autônomos já trabalhavam desta forma. No entanto, para a maioria das pessoas, inclusive para muitos Secretários e Secretárias, foi necessário readaptar horários e reinventar espaço de trabalho (já que agora o trabalho é em casa). A necessidade de autonomia e autogerenciamento dos profissionais pôs à prova sua resiliência e capacidade de adaptação.

Reuniões se tornaram chamadas de vídeo e aí o mercado deu lugar às reuniões híbridas; demandas novas surgiram, se tornaram urgentes e o horário de atendimento aos clientes se tornou quase ininterrupto. Alguns profissionais tiveram sua carga horária aumentada, precisando investir tempo em organização. A preocupação se instaurou e, com ela, novas medidas precisaram ser tomadas.

Um novo cenário para as empresas

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Muitas empresas não sabiam por onde começar e precisaram compreender melhor sua identidade e função social. Pesquisas mostraram que as pessoas esperavam que as marcas fossem úteis durante a pandemia, que servissem alguma função.

As empresas que já vendiam pela internet tiveram de ampliar seus serviços e colocar parte de seus empregados em home office. Aquelas que só tinham atendimento presencial precisaram encontrar novas formas de vender. E algumas empresas abriram sua plataforma para mais empreendedores venderem seus produtos.

Muitos profissionais de Secretariado que trabalham no setor nos deram depoimento, e informaram equipes tiveram que fazer uma força tarefa, para dar conta da demanda de trabalho. Agora em 2021 está melhor, mas mesmo assim o fluxo de trabalho ainda é alto, pois a pandemia ainda não acabou, o que houve foi uma readaptação de processos e a tecnologia foi fundamental.

Novas Tecnologias como solução

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As novas tecnologias se tornaram protagonistas na atuação das empresas, como meio de divulgar gerar a comunicação entre clientes, equipes e empresas. Assim como para vender produtos e serviços, atrair clientes. Tanto para gerar valor de marca quanto para estabelecer relacionamento com os clientes, usar as novas tecnologias se tornou regra.

O atendimento, então, precisou ser simultâneo, quase em tempo real. Por isso a necessidade de um planejamento de equipes. Foi preciso gerar mais conteúdo e, assim, criar uma agenda de publicações. As métricas se tornaram de extrema importância, seja em vendas ou em engajamento.

O papel do profissional de Secretariado foi fundamental, independente dele trabalhar em home office ou não. Mas com certeza o desafio maior para o mercado foi ter acesso às novas tecnologias, sem dúvidas quem as domina se dá muito bem em tempos de crise.

Uma nova realidade e um novo mercado de trabalho

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A revolução pandêmica trouxe novidades para o mercado de trabalho, com readaptações, novas tecnologias e novas exigências. Percebeu-se que os colaboradores são muito importantes para as empresas, incluindo também o Profissional de Secretariado como cogestor e o home office é um caminho sem volta e necessário para atender às expectativas do novo momento. Infelizmente, alguns empreendimentos não se adaptaram ou não tiveram tempo de reagir e fecharam suas portas. As mudanças foram muito rápidas e os empreendedores precisaram ser proativos.

Mas não é as empresas devem ser rápidas para se adaptarem, profissionais também. E justamente, aqueles que não se adaptaram encontram-se desempregados. A verdade é que os momentos de crise, são divisores de águas na vida dos Profissionais de Secretariado e de outras áreas, pois são nestas horas que quem não estiver preparado e acompanhando sua formação com às tendências de mercado, devem correr atrás de formação.

E no cenário atual, aquele que não dominar às novas tecnologias não está preparado para gerir novos processos de trabalho, e de consequência ficará fora dele.

Ficou claro que a internet e as novas tecnologias em geral, deverão ser priorizadas no futuro, já que os hábitos de muitos consumidores mudaram e estão em contínua evolução. E o home office pode ter vindo para ficar, mesmo que parcialmente.

Não importa se você está ou não trabalhando, o importante é adquirir novos conhecimentos para se manter sempre trabalhando, o momento exige isso.


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7 qualidades essenciais da Secretária (o)

Se você é diretor (a) de empresa, gerente de RH ou profissional de Secretariado, veja as dicas neste artigo para saber as qualidades essenciais da Secretária (o).

Mas antes é preciso entender que ser Secretária ou Secretário, não é algo simples, ou que não requer muita instrução. Esses profissionais, para se manter no mercado além de conseguir o registro, precisam fazer pelo menos a formação básica: técnica, tecnóloga e universitária.

A Secretária (o) é um cargo essencial para o funcionamento de qualquer empresa, não importa qual seja o tipo ou tamanho da organização. Pois, a polivalência deste profissional há muito valor a agregar e é a força motriz para que a direção geral ou departamental funcione.

Muitas vezes, é a primeira pessoa que o cliente, seja ele interno ou externo, tem contato. E por isso, contratar ou ser um profissional adequado só efetiva as chances de crescimento, tanto do profissional quanto da empresa.

Então, vamos as 7 qualidades essenciais da secretária (o):

1. Lealdade

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O nome já diz tudo, derivado do latim secretum/secretarium, que em resumo significa particular, secreto, segredo. Ou seja, desde a idade antiga, o Secretário era quem cuidava dos assuntos confidenciais. Sendo assim todo Secretário deve ter como princípio básico a lealdade para com o superior hierárquico bem como para com a organização.

2. Polivalência

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Já passou do tempo que um Secretário Executivo ou Secretária Executiva tivesse apenas entre três ou quatro atividades principais. O profissional polivalente é aquele de agora e do futuro, o mercado já não aceita mais aquela conhecida frase “Este não é o meu departamento”.

O bom Profissional de Secretariado é polivalente sim, pois é capaz de realizar várias atividades com excelência. Essa é uma característica essencial dessa profissão nos tempos de hoje, que atende às exigências do mercado e traz crescimento à organização. As organizações já não querem mais colaboradores descomprometidos, inflexíveis e convencionais fazendo parte do seu quadro de profissionais.

3. Organização

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Claro, ninguém pode pensar em um Secretário ou Secretária desorganizados, não é? Justamente, porque que esta função vem justamente para organizar departamentos e o dia a dia dos superiores hierárquicos, bem como para agilizar processos e melhorar o fluxo operacional dentro das empresas. Então, ser organizado é qualidade inerente a este profissional.

Essa característica é muito importante para o próprio empregado que deve fazer muito mais que atender telefone ou gerir a agenda do patrão, mas também tomar conta de documentação importante e muitas vezes sigilosos os quais devem ser muito bem arquivados, seja fisicamente ou digitalmente, para estarem sempre à mão quando forem necessários.

4. Pontualidade

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Uma das funções do Profissional de Secretariado é a organização da agenda e lembrete dos compromissos do chefe, então é função da Secretária ser a primeira a chegar e uma das últimas a sair do trabalho. Pontualidade é uma qualidade que não pode faltar nas soft skills desse profissional.

5. Profissionalismo

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Manter uma postura, valores honráveis, ser responsável, sério e se comprometer com às normas da empresa são competências de todo Secretário e Secretária. Significa ter uma base humilde, mas nunca agir com parcialidade. Além de exercer atividades com total comprometimento.

6. Boa apresentação

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Aqui vale a pena não confundir a boa apresentação com beleza física. Não precisa ser top model para ser Secretária ou Secretário. Quando nos referimos a boa apresentação é sobre vestir-se de maneira adequada e com discrição, prezar pelos hábitos de higiene mantendo-se a aparência bem asseada (o) (roupas, unhas e dentes limpos), cabelos penteados, unhas feitas e maquiagem discreta.

No caso dos rapazes o mesmo se aplica, dando ênfase a cabelos bem cortados, barba feita, sapatos bem lustrados e gravata discreta que combine com o terno ou camisa social.

7. Discrição

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É praxe, pelo menos na maioria das empresas, que a Secretária Executiva seja uma pessoa discreta. E esta qualidade é vista com bons olhos por todo departamento do RH que deseja contratar um Profissional de Secretariado, então prudência e cautela para tornar-se um profissional discreto é primordial para que haja sucesso nesta função.

Entendemos por discrição:

  • Que possua uma ótima oratória, que fale nem alto nem baixo demais, porém no tom o qual o receptor possa entender todas as informações;
  • Saber dividir bem a vida pessoal da profissional, somos seres humanos, mas nenhuma empresa gosta de ouvir os problemas pessoais cotidianos do funcionário. Eles remetem em distração e falta de produtividade;
  • Mantenha-se longe das fofocas. É bem natural que a sala da Secretária se torne um divã, todo mundo chega para desabafar, justamente para ver se colhe informações. Não caia nessa armadilha, Secretário Secretária. Mantenha uma postura neutra e não dê juízos de valor;
  • Nunca fale mal dos colegas, pessoas também podem utilizar suas palavras contra você;
  • Ter o aparelho celular sempre no silencioso e não utilizar em hipótese alguma, toques chamativos. Pois, você pode esquecer de colocar na vibração e de repente o aparelho pode tocar, mas não deve chamar atenção de outros membros da empresa;
  • Deve resolver um problema pessoal por telefone? Saia do escritório e termine logo a conversa para que o seu chefe não sinta sua falta.

Esse é mais um artigo do Secretariado do Brasil, espero que você tenha gostado de conhecer algumas qualidades essenciais da Secretária (o).

Veja também: 8 Ferramentas digitais que irão melhorar as suas rotinas secretariais (clique no nome e vá ao artigo)