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Um grande passo para avançar na área de Secretariado

A busca por um melhor salário é constante não só para profissionais de Secretariado, mas está presente em todas as áreas. Você pode tá se perguntando agora “O que eu preciso fazer para melhorar meu salário?”.

A resposta é bem simples: APRENDIZAGEM CONTINUADA, você sabe o que é isso? E o melhor de tudo é que com os avanços da nossa sociedade está cada dia mais fácil você se manter atualizada (o) na sua área. 

Tá com dificuldade financeira? Cansada (o) de só achar cursos caros e preços nem um pouco acessíveis? Não sabe por onde começar? Termine a leitura desse artigo que com certeza você terá os insights necessários para avançar na sua carreira.

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A pandemia iniciada em 2020 nos pegou de jeito e vimos nossa realidade mudar de uma hora para outra. Profissionais de Secretariado, do dia para noite, se viram fazendo seus trabalhos de suas casa, o trabalho Home Office, tão presente nesse período.

De uma hora para outra, várias Secretárias Executivas e vários Secretários Executivos viram-se atuando no Secretariado Remoto e apesar da base profissional ser a mesma, existem dificuldades no Secretariado Remoto que essas Secretárias Executivas e Secretários Executivos não estavam acostumadas (os).

O Secretariado Remoto não é simplesmente trabalhar de casa, existe uma série de atividades e obrigações que não são ensinadas na faculdade de Secretariado, por isso para tornar-se profissional de Secretariado Remoto você precisa se especializar.

E você deve tá pensando, mas cursos de Secretariado Remoto são tão caros, não tenho dinheiro para pagar, o que fazer?

Os seus problemas acabaram com a Plataforma de Formação Continuada para Profissionais de Secretariado. Com menos de 2 reais ao dia, mensalmente, você terá acesso não só ao curso de Secretariado Remoto, mas a vários outros cursos que irão acrescentar ao seu currículo e serão novos cursos e conteúdos mensalmente. 

Conheça a Plataforma de Formação Continuada para Profissionais de Secretariado CLICANDO AQUI 

Muitas horas de conteúdos já prontos para você!

Pioneirismo e uma novidade que vale a pena para você profissional

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A partir de 25 de Junho a Plataforma de Formação Continuada para Profissionais de Secretariado estará no ar, enquanto isso você pode aproveitar a II Jornada Internacional de Secretariado GRATUITAMENTE. O evento é já um amostra dos conteúdos e cursos disponíveis na Plataforma.

Ao entrar na Plataforma você se deparará com diversos conteúdos:

  • Gestão de Redes Sociais 
  • Metodologias Ágeis 
  • Reuniões Híbridas 
  • Minicurso de Currículo e Vídeo Currículo 
  • Gestão das Rotinas Secretariais 
  • Soft Skills no mundo Pós Pandemia – Oportunidades para profissionais de Secretariado se tornar referência e Garantir a sua empregabilidades
  • A importância da Imagem no marketing pessoal dentro do contexto corporativo
  • Introdução ao Secretariado Jurídico
  • A Gestão do Auto Equilíbrio em Tempos de Crise
  • Empreenda-se: como construir o seu caminho após a pandemia
  • Algumas Novas Tecnologias
  • Secretariado Remoto (na plataforma a partir de julho)

Você sabia que o Secretariado Remoto te dá a possibilidade de empreender? Pois é, com o Secretariado Remoto você pode ser seu/sua próprio (a) chefe, assessorando diversas empresas. 

Lembrando que todos os cursos terão certificados validados pela Federação Nacional das Secretárias e Secretários (FENASSEC), ou seja, seu certificado terá um grande peso para compor o seu currículo e com certeza lhe ajudará a conquistar aquele salário robusto que você tanto sonhou.

E com a Plataforma de Formação Unificada para Profissionais de Secretariado, você ficará despreocupada (o) com gastar muito, o investimento é de menos de 2 reais ao dia, ou seja, um valor que cabe no seu bolso.

Já se imaginou pagando tão pouco e tendo uma certificação em Secretariado Jurídico? Você terá a oportunidade de aprender essa e diversas outras especializações dentro da sua profissão, mas não apenas isso, você terá acesso a conteúdos de imagem e comportamento.

A promoção é válida apenas para quem se inscrever durante a Jornada Internacional de Secretariado. Não perca tempo se inscreva já CLICANDO AQUI 

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Imagem profissional e intraempreendedorismo marcaram a noite no Secretariado

Mais uma grande noite para a II jornada Internacional de Secretariado, a pandemia nos trouxe novos desafios, e empreender durante esse período é um desses desafios, será que dá para empreender e se reinventar nos tempos atuais?

E será que você está passando uma boa imagem profissional? Sua apresentação como profissional está lhe abrindo portas ou fechando? Isso tudo foi discutido em mais uma noite da II Jornada Internacional de Secretariado.

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Happy woman in glasses makes winning gesture and sincerely rejoices. Lady with red lipstick dressed in gray sweater looking at laptop

O evento começou com uma roda de conversa entre a Profª. Dra. Cibele Martins e a presidente do SINSESP, Isabel Baptista. E o assunto foi intraempreendedorismo e como aplicá-lo dentro da área Secretarial.

Em seguida, o make-up artist, Pedro Leão, falou sobre a “a apresentação e imagem para profissionais de Secretariado”, e ele não focou apenas na maquiagem, tanto feminina quanto masculina, mas a principal mensagem que ele passou foi o investimento no marketing pessoal, o cuidado com a imagem, para se posicionar melhor dentro do mercado de trabalho. e confira a live abaixo:

Empreendedorismo e como cuidar da apresentação e imagem profissional, são conteúdos que também estarão na Plataforma de Formação Continuada para Profissionais de Secretariado, ainda não conhece essa novidade? Confira clicando AQUI

Balanço do que já rolou na II Jornada Internacional de Secretariado

O primeiro dia de Jornada foi um grande sucesso, e no Youtube já conta com quase 2 mil visualizações. A abertura do evento ficou a cargo do cantor, Guilherme Conolly, que apresentou sucessos da mpb.

A primeira palestra foi sobre Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), Dra.Allana Sandes  e a Profª Dra.Dinamara Machado que comandaram e tiraram todas as duvidas sobre esse tema tão importante. Em seguida, a Presidente da Fenassec, Bernadete Lieuthier, falou sobre a adaptação ao trabalho remoto.

No segundo dia, recebemos duas convidadas internacionais, Evita, Secretária Executiva italiana que falou sobre a sua experiência como Secretária Executiva de uma grande emissora de TV italiana. Em seguida, a psicóloga baiana, Virginia Salles falou sobre “A saúde mental em tempos de isolamento e trabalho remoto”. Virginia construiu e firmou sua carreira na Itália.

Já no terceiro dia de evento, foi a vez do Secretário Executivo Rodrigo Abranches e da Professora Deborah Muñoz, abrilhantaram o nosso evento. Rodrigo falou sobre as vivências de um LGBT no Secretariado Executivo, tema bastante atual e importante. Já a professora Deborah trouxe o tema “Reinventar-se em tempos de crise, é possível”.

Rodrigo e Deborah também estarão presentes na Plataforma de Formação Continuada para Profissionais de Secretariado, o Secretário Executivo será um dos professores do curso de Secretariado Jurídico. Quer saber quais cursos teremos na plataforma? Basta clicar AQUI, lembrando que, novos cursos e conteúdos serão adicionados mensalmente a plataforma.

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A importância de uma boa imagem profissional no Secretariado

Já ouviu aquele ditado que diz “a Primeira impressão é a que fica?”, pois é, sinto lhe informar que realmente a Primeira impressão é a que fica. Uma má Primeira impressão poderá lhe custar uma vaga de emprego, ou até mesmo promoções futuras. Por isso, cuidar para ter uma boa imagem profissional no Secretariado  e de outros setores é muito importante

A construção de uma boa imagem e de uma boa impressão é fundamental para profissionais de Secretariado que queiram se destacar no mercado de trabalho. profissionais sérios devem sempre prestar atenção desde suas vestimentas até como se portar e a com sua postura. Inclusive, até a comunicação escrita, diz muito nessa hora. Tudo pode ir ao seu favor ou não. Mas só depende de você.

Será que você está cuidando bem da sua imagem e causando uma boa Primeira impressão? O que você está fazendo errado? Como cuidar da aparência e da vestimenta? Você terá respostas para essas e outras perguntas continuando a leitura desse artigo, preparado com tanto carinho para que você cresça a cada dia mais.

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Profissionais de Secretariado são conhecidos por serem agentes facilitadores dentro e fora das organizações. Secretárias e Secretários são o “rosto” das organizações, são a ponte entre clientes e gestores, e até mesmo funcionários e gestores, por isso é tão importante que profissionais de Secretariado cuidem e zelem muito para ter uma boa imagem profissional. 

Exemplo prático de boa imagem profisisonal

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Quero te convidar a imaginar uma situação de entrevista, no escritório de advocacia mais requisitado de sua cidade. Imaginou? 

Você não irá para essa entrevista de rasteirinha, ou de regata, certo? Eu imagino que você não vá cometer esse erro tão banal. Sabe o motivo? Quando você chegar na empresa e falar “Vim para uma entrevista de Secretária Executiva ou Secretário Executivo”, a Primeira impressão que o entrevistador terá de você é o seu desleixo com sua vestimenta, não conivente com o dresscode da organização. Justamente, isso não passa uma boa imagem profissional.

A pessoa que estiver lhe entrevistando ao lhe ver criará algumas preconcepções de quem você é como profissional, e para fazer com que estes não interfiram na sua entrevista será bastante complicado e você provavelmente não irá garantir a sonhada vaga de Secretária Executiva ou Secretário Executivo que você tanto deseja. Entendeu porque a boa imagem profissional é importante?

É sempre bom lembrar que cada organização terá o seu dresscode definido, então um escritório de advocacia, bancos e empresas mais tradicionais dificilmente permitem que os funcionários saiam do padrão de vestimenta, que é a roupa social.

Já agências de comunicação, Startups e academias, permitem que profissionais de Secretariado possam sair dessa vestimenta social e possam usar outros tipos de roupas, respeitando sempre as regras das empresas, é claro! Por isso, mesmo sendo um uniforme informal, ele preza pela boa imagem profissional e passa a identidade da empresa.

Então o cuidado com a escolha do que vestir é primordial para profissionais de Secretariado que querem causar uma boa Primeira impressão e garantir uma boa imagem profissional. Temos um artigo que fala sobre o uso de salto no trabalho, você pode conferir aqui

Comportamento tem a ver com a boa imagem profissional?

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Outro ponto que profissionais de Secretariado tem que prestar bastante atenção é o modo de se portar dentro das organizações, devendo sempre respeitar as boas práticas secretariais e prezando sempre por uma convivência amigável com os demais colaboradores das organizações. Esse aspecto também, tem tudo a ver com a boa imagem profissional.

Manter uma boa imagem dentro da organização não está atrelado apenas às vestimentas, ou também a maneira de se portar e agir, separei algumas dicas para que você tenha uma boa imagem dentro da organização para qual você trabalha:

  • Mantenha a organização de seu ambiente de trabalho
  • Tom de voz de acordo com os valores organizacionais
  • Educação é fundamental
  • Proatividade é essencial 
  • Preze sempre pela boa educação 
  • Pontualidade
  • Iniciativa e atualização contínua
  • Invista sempre em qualificação 

A boa imagem profissional e a maquiagem

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Um outro ponto importante para o cuidado com a imagem de profissionais de Secretariado é a relação de Secretárias e alguns Secretários com a maquiagem. Quero propor mais um questionamento, qual a maneira correta de se usar maquiagem, você sabe? Será que você está usando produtos que lhe favoreçam, ou você está usando uma maquiagem que não cai bem em você? E será que Secretários também podem usar maquiagem?

Maquiagem já é um assunto bastante difundido entre as Secretárias e Secretárias Executivas, mas e se eu lhe disser que homens também podem usar maquiagem? A maquiagem independe de gênero. Ela tanto ajuda quanto atrapalha se não for adequada a pessoa, por isso se atentar a este aspecto é importante para transmitir uma boa imagem profissional.

Uma maquiagem bem feita poderá lhe ajudar bastante, como por exemplo, se você acorda com aquela olheira funda, você pode passar um corretivo para disfarçar. Você pode usar a maquiagem para exaltar os seus melhores traços, esconder espinhas e marcas, a maquiagem quando bem utilizada é uma grande aliada. A maquiagem, para quem sabe utilizá-la, pode ser mágica. Além disso, valoriza muito a boa imagem profissional.

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Principalmente profissionais de Secretariado, que são vistas e vistos como a porta de entrada das organizações, a maquiagem deverá sempre ser utilizada como algo para auxiliar na construção de uma boa imagem profissional. 

Uma dica super importante é que você sempre faça testes com suas maquiagens antes de ir trabalhar, vá testando e encontrando a harmonização perfeita, a intenção da maquiagem é lhe ajudar e não lhe prejudicar. E lembre-se menos é mais.

Se possível procure profissionais que possam lhe ajudar a construir uma boa maquiagem. E se você faz uso de maquiagem é sempre bom cuidar da sua pele, não durma nunca de maquiagem, retire a maquiagem e leve sempre seu rosto, tenha uma rotina de cuidados com sua pele.

A combinação de todos esses pontos expostos nesse artigo ajudará a você, profissional de Secretariado, a criar uma boa imagem profissional, que irá fazer você chegar aos lugares que você sempre sonhou dentro da profissão de Secretariado.

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Como se destacar no mercado de trabalho?

Sugestões de livros que vão fazer você alavancar sua carreira

No século 21 não existe mais aquela desculpa de não saber fazer algo, e você profissional de Secretariado sabe muito bem a pressão que sofreu e sofre até hoje, desde a escolha da sua graduação, até conquistar uma boa vaga de emprego e ser respeitada (o) dentro da organização em que está inserida (o). Se destacar no mercado de trabalho, é necessário, não dá mais tempo de ficar parada (o) esperando as coisas acontecerem.

Ter diferencial é importante, principalmente quando você quer ser uma Secretária, Secretário, Secretária Executiva, Secretária Remota ou Assistente Virtual de sucesso. Para se destacar no mercado de trabalho você tem que começar a buscar feitos ainda não alcançados e também ficar sempre inteirada (o) das novidades que vão surgindo a cada instante.

A competição é grande! Mas você pode se destacar no mercado de trabalho

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Vivemos em um mundo onde inovações vão surgindo a cada instante, e um profissional de Secretariado engessado jamais irá conseguir se diferenciar no meio  de tantos outros profissionais.

Podemos citar como exemplo o trabalho em Home Office, onde muitas Secretárias, Secretárias Executivas ou Secretários, passaram a trabalhar nessa modalidade e começaram a trabalhar como Secretárias Remotas e Assistentes Virtuais já trabalhavam.

E por que estou falando do Home Office? A grande maioria das organizações viram-se obrigadas a trabalhar de maneira remota, agora imagina a dificuldade que um profissional de Secretariado engessado passou para se acostumar com essa realidade. Profissionais de diversas áreas, inclusive do Secretariado, se viram obrigados a se acostumar com o Home Office, ou se acostumavam, ou perdiam os empregos.

Profissionais de Secretariado que chegaram para suas ou seus gestores com soluções para enfrentar as dificuldades enfrentadas oriundas da pandemia, são profissionais que com certeza conseguiram se destacar no mercado de trabalho em relação aqueles que ficaram passivos, esperando por direcionamentos.

Antes de fazer as indicações de leituras para você, Secretária Executiva ou Secretário Executivo, que está buscando se destacar no mercado de trabalho, eu gostaria de listar alguns aspectos que você precisará ter para conseguir esse mérito.

Como se destacar no mercado de trabalho sendo profissional de Secretariado?

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  • Algo que já foi apontado neste artigo é que você deverá oferecer soluções, mesmo antes dos problemas aparecerem;
  • Se você está sentindo uma certa comodidade no seu trabalho, faça alguma coisa para sair desta situação, um profissional que está engessado não consegue se diferenciar no meio de tantos outros; 
  • Esteja sempre fazendo cursos e especializações, te indicamos que você faça o curso de Novas Tecnologias Facilitadoras das Rotinas Secretarias (clique aqui para saber mais) você também pode procurar em áreas correlatas, ou até mesmo naquelas áreas que parecem não fazer muito sentido para a maioria de Secretárias e Secretários, mas que darão um diferencial para você;
  • A organização é algo imprescindível para uma Secretária Remota, Secretária Executiva ou Assistente Virtual, então preze sempre pela extrema organização, que com certeza você irá chamar atenção dos seus superiores.
  • Verdade e Honestidade em acima de tudo;
  • Troque sempre experiências com seus colegas de trabalho, isso fará com que você perceba os aspectos que te fazem destacar e outros aspectos que você precisa incorporar no seu dia a dia laboral;

Seguindo essas dicas com certeza você irá começar a se destacar no mercado de trabalho, bem como em seu dia a dia.

Dica bônus: Livros para te ajudar a se destacar no mercado de trabalho e no seu dia a dia

“Liderança com Base nas Soft Skills” – Cyndia Bressan, Mariluce Lemos Guetten Ribeiro, Andréia Roma, na sua vida como profissional de Secretariado você já se deparou com um chefe insuportável? Você sabe muito bem como é difícil trabalhar com um chefe desse tipo. Ou  na sua carreira como Secretária, Secretário, Secretária Executiva, Secretária Remota ou Assistente Virtual, já teve aquele chefe legal, incentivador, que torna o seu dia de trabalho muito mais leve.

Mas não pense que você também não possa ser chefe, vários profissionais de Secretariado ocupam lugares de destaque e liderança nas organizações, por isso indicamos para você  o livro Liderança com base nas Soft Skills para você se destacar no mercado de trabalho.

Acesse o livro aqui

Originais – Adam Grant

O livro para você se destacar no mercado de trabalho é o Originais do Adam Grant conta com várias histórias e estudos do mundo dos negócios, política, entretenimento e esportes, para mostrar que você Secretária ou Secretário, seja executiva (o), administrativa (o), política (o) ou remota (o), pode ser criativa (o) de diversas formas, garantindo assim que você seja um/uma profissional diferenciada (o). Adquira aqui o seu livro:

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Mentes brilhantes – Alberto Dell’Isola

O segredo do sucesso é ser criativo, você não pode ser o tipo de profissional acomodada (o). Para se destacar você deverá propor novas ideias e inovações, essa é a ideia do livros Mentes Brilhantes, onde o autor lhe levará em uma jornada para o desenvolvimento de toda capacidade do cérebro que com certeza lhe dará muitos insights para você se destacar no mercado de trabalho.

Acesse o livro aqui

O Poder da Criatividade – Breno Luiz

Em o poder da criatividade, Breno Luiz lhe apresentará maneiras de para você potencializar e desenvolver a sua criatividade. 

Este livro além de te ajudar a se destacar no trabalho, é interessante o fato de que ao melhorar a criatividade de faz ser um grande solucionador (a) de problemas.

Acesse o livro aqui

Gostou das dicas de como se destacar no mercado de trabalho?

Agora que você profissional de Secretariado já sabe o que é preciso para que você se destacar no mercado de trabalho, seja exercendo funções como Secretária Executiva ou Secretário Executivo, ou até mesmo, se inserindo em novas áreas como o Secretariado Remoto e Assistente Virtual, siga as dicas e adquira também as sugestões de livro para que sua mente fique a cada dia mais aberta para novas possibilidades.

Comunicação corporativa

Será que você profissional de Secretariado realmente sabe escrever e-mail de acordo com as regras de comunicação corporativa?

Se há um assunto indiscutivelmente essencial no ambiente corporativo, é sem dúvidas a comunicação. Ela se dá de diversas maneiras atualmente, onde a mobilidade chegou para ficar com a praticidade das inúmeras ferramentas a um clique de distância.

No entanto, não é incomum relatos de profissionais de Secretariado, dos mais diversos ramos de atuação, que sofrem com a dificuldade de compreender, interpretar ou assimilar o que é comunicado dentro das empresas.

No topo da lista, aparecem os E-mails. Sim! Será possível uma ferramenta tão comum e usual ser o causador disso tudo? Por que Secretárias e Secretários tem dificuldades para se comunicar por e-mail? 

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Apesar da disparidade de recursos atuais na comunicação corporativa, o E-mail ainda é muito presente na rotina de profissionais de Secretariado  e compõe boa parte da comunicação interna e externa das empresas. Principalmente na realidade atual onde muitos Secretários Executivos ou Secretárias Executivas e demais profissionais de Secretariado estão trabalhando em seus Home Office, ou até mesmo se redescobrindo dentro da profissão e atuando como Secretária Remota ou Assistente Virtual

Comunicação Corporativa, como se usa os e-mails

Os E-mails podem ser usados para diferentes fins: comunicar, solicitar, informar… e, independente do objetivo primordial do E-mail, para que a comunicação seja assertiva, o texto deve conter alguns elementos indispensáveis para a boa interpretação da mensagem. O receptor deve ter capacidade interpretativa e compreendê-la como um todo e não apenas parte dela.

Não é necessário que o Secretário ou Secretária seja um/uma expert em Língua Portuguesa ou dominar todas as regras de escrita, sejam ortográficas, sintáticas ou morfológicas para que se consiga expressar de forma clara e concisa o que se quer “dizer”. No entanto, conhecimentos básicos sobre construção textual, certamente irão ajudar na hora de escrever.  Entender as partes de um texto e tentar seguir este “roteiro” facilitará a assertividade da comunicação corporativa para Secretários Executivos, Secretárias Executivas, Secretárias Remotas ou Assistentes Virtuais.

Erros comuns ao escrever um e-mail para a comunicação corporativa

É muito comum (muito mesmo) que E-mails não sejam compreendidos pela simples falta de organização dos elementos da mensagem que se quer transmitir. Eis alguns exemplos:

1. Não pensar antes de escrever

Parece elementar, não é? Mas acredite, é muito comum que alguns profissionais de Secretariado escrevam de forma aleatória sem se preocupar com a composição do texto. Ou seja, escrevem exatamente como as palavras vão “surgindo” sem a devida (re) organização.

2. Pressa

Aliado ao exemplo anterior, a falta de tempo do dia a dia, muitas vezes interfere em como a mensagem é transmitida. Na verdade, o exemplo anterior pode ser classificado como consequência deste. A pressa faz com que as pessoas escrevam loucamente e não param para ler e reler, e esse descuido pode trazer danos na comunicação corporativa. Fazer a leitura do texto antes de enviar é crucial, pois é neste momento em que se pode encontrar erros ou incongruências inicialmente imperceptíveis, mas que comprometem a mensagem ou parte dela.

Uma dica muito bacana para profissionais de Secretario é: dar uma pausa, tomar um café, falar com alguém, dar uma volta é um exercício poderoso. Assim, ao voltar ao texto garanto que o verá com outros olhos, literalmente.

3. Ignorar a estrutura textual

Em praticamente todo tipo, é possível aplicar os elementos da estrutura textual para que alcance êxito no entendimento da mensagem. Os textos normalmente possuem algumas partes (não necessariamente em todas as modalidades, ok?) que são:

  • Apresentação
  • Desenvolvimento
  • Conclusão.

De forma bem pragmática, isso significa que: primeiro (novamente, não necessariamente nesta mesma ordem) apresenta-se o tema, o assunto do qual se trata o texto, seja ele informativo, uma solicitação etc. É comum que se use um período introdutório para que o interlocutor possa assimilar e de alguma forma se preparar para o que virá a seguir.

4. Falta de conectivos

 Na comunicação corporativa, às vezes, até se tem um texto construído no formato ideal, com a devida introdução, desenvolvimento e conclusão, mas ainda assim, a sensação que se tem é de que as frases são aleatórias e não se complementam. 

Isso ocorre pela falta de conectivos. São aquelas palavrinhas ou expressões mágicas, usadas para interligar frases, períodos ou parágrafos que permitem sequência de ideias. Geralmente, os conectivos são conjunções, advérbios ou, mais raramente, pronomes. Os conectivos são verdadeiras “pontes” entre a frase/período anterior e o que vem a seguir. 

O mais bacana em relação aos conectivos, é que eles podem ser empregados em diversos momentos no texto, a depender da ideia em que se pretende enfatizar. Um estudo mais aprofundado dos conectivos e suas aplicações, pode, se não resolver, ajudar na construção de um texto cada vez melhor, assertivo e profissional.

Abaixo, alguns exemplos de conectivos:

Prioridade, relevânciaPrimeiramente/ antes de mais nada
AdiçãoAlém disso/ Ademais
OposiçãoContudo/ Mas/ Entretanto
CertezaCertamente/ Sem dúvida
FinalidadeA fim de/ Com intuito de
ConclusãoLogo/ Desse modo
CausaPor isso/ Visto que
TempoFrequentemente/ Eventualmente
ComparaçãoAssim como/ De acordo com
HipotéseSe/ Caso/ Eventualmente
Dúvida Provavelmente/ Talvez
Surpresa De repente/ Inesperadamente
EsclarecimentoOu seja/ Aliás
Ideias alternativasOu…ou/ Quer…quer

Como escrever um e-mail para ter uma comunicação corporativa eficaz?

Agora que você já aprendeu quais são os erros mais comuns na comunicação corporativa, está na hora de entender como melhorar a redação de seus e-mails.

Já entendemos que um e-mail precisa ter introdução, desenvolvimento e conclusão.

Então, feitas as devidas introduções, passa-se para o desenvolvimento em si. São mais alguns períodos utilizados para, como o próprio nome sugere, desenvolver a mensagem. No caso de uma solicitação, aqui é o momento para se apresentar os motivos pelos quais a solicitação será feita. Igualmente para o caso de um texto informativo. No desenvolvimento são enumeradas as razões que norteiam tal informação. 

Por fim, a conclusão. Aqui pode-se novamente, fazer uma retomada do tema e enfatizar uma vez mais a importância do que fora apresentado. Pode-se ainda, finalizar com uma chamada para ação: por exemplo, no caso de um e-mail em que informa novo horário de funcionamento da cantina, é comum finalizar com frases como “Contamos com a colaboração de todos” ou algo neste sentido. 

Um bom texto é aquele que conta com a sensibilidade de seu emissor. Caso seja um assunto delicado ou que requeira um pouco mais de sutileza, é comum que se siga a estrutura textual, com o maior número de informações e detalhes possíveis, por meio de um desenvolvimento bem construído.

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Conclusão sobre comunicação corporativa escrita

Por outro lado, há E-mails que precisam ser diretos, com mensagem clara e objetiva. São os casos em que talvez, a escolha das palavras certas seja crucial, considerando-se que serão poucas, breves e diretas.

Dessa forma, é possível inferir que para praticar a comunicação corporativa escrita seja assertiva no ambiente de trabalho. E é necessário que haja conhecimento sobre um conjunto de elementos textuais e não textuais, além de sensibilidade ao escrever e principalmente, empatia: Pense em seu interlocutor. Imagine como ele se sentirá ao ler seu texto. 

Outra dica importantíssima para você profissional de Secretariado melhorar a escrita de E-mails, é a prática da leitura. Quem lê só tem a ganhar. A leitura traz familiaridade com as palavras, expansão de vocabulário, aprendizado de palavras novas, onde e como aplicá-las, construção ortográfica e o melhor, utilização prática da aplicabilidade dos conectivos. 

O poder das palavras é inimaginável! Desfrute-o!

Autora: Angela Gomes dos Santos Carvalho

Secretária Executiva

7 qualidades essenciais da Secretária (o)

Se você é diretor (a) de empresa, gerente de RH ou profissional de Secretariado, veja as dicas neste artigo para saber as qualidades essenciais da Secretária (o).

Mas antes é preciso entender que ser Secretária ou Secretário, não é algo simples, ou que não requer muita instrução. Esses profissionais, para se manter no mercado além de conseguir o registro, precisam fazer pelo menos a formação básica: técnica, tecnóloga e universitária.

A Secretária (o) é um cargo essencial para o funcionamento de qualquer empresa, não importa qual seja o tipo ou tamanho da organização. Pois, a polivalência deste profissional há muito valor a agregar e é a força motriz para que a direção geral ou departamental funcione.

Muitas vezes, é a primeira pessoa que o cliente, seja ele interno ou externo, tem contato. E por isso, contratar ou ser um profissional adequado só efetiva as chances de crescimento, tanto do profissional quanto da empresa.

Então, vamos as 7 qualidades essenciais da secretária (o):

1. Lealdade

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O nome já diz tudo, derivado do latim secretum/secretarium, que em resumo significa particular, secreto, segredo. Ou seja, desde a idade antiga, o Secretário era quem cuidava dos assuntos confidenciais. Sendo assim todo Secretário deve ter como princípio básico a lealdade para com o superior hierárquico bem como para com a organização.

2. Polivalência

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Já passou do tempo que um Secretário Executivo ou Secretária Executiva tivesse apenas entre três ou quatro atividades principais. O profissional polivalente é aquele de agora e do futuro, o mercado já não aceita mais aquela conhecida frase “Este não é o meu departamento”.

O bom Profissional de Secretariado é polivalente sim, pois é capaz de realizar várias atividades com excelência. Essa é uma característica essencial dessa profissão nos tempos de hoje, que atende às exigências do mercado e traz crescimento à organização. As organizações já não querem mais colaboradores descomprometidos, inflexíveis e convencionais fazendo parte do seu quadro de profissionais.

3. Organização

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Claro, ninguém pode pensar em um Secretário ou Secretária desorganizados, não é? Justamente, porque que esta função vem justamente para organizar departamentos e o dia a dia dos superiores hierárquicos, bem como para agilizar processos e melhorar o fluxo operacional dentro das empresas. Então, ser organizado é qualidade inerente a este profissional.

Essa característica é muito importante para o próprio empregado que deve fazer muito mais que atender telefone ou gerir a agenda do patrão, mas também tomar conta de documentação importante e muitas vezes sigilosos os quais devem ser muito bem arquivados, seja fisicamente ou digitalmente, para estarem sempre à mão quando forem necessários.

4. Pontualidade

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Uma das funções do Profissional de Secretariado é a organização da agenda e lembrete dos compromissos do chefe, então é função da Secretária ser a primeira a chegar e uma das últimas a sair do trabalho. Pontualidade é uma qualidade que não pode faltar nas soft skills desse profissional.

5. Profissionalismo

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Manter uma postura, valores honráveis, ser responsável, sério e se comprometer com às normas da empresa são competências de todo Secretário e Secretária. Significa ter uma base humilde, mas nunca agir com parcialidade. Além de exercer atividades com total comprometimento.

6. Boa apresentação

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Aqui vale a pena não confundir a boa apresentação com beleza física. Não precisa ser top model para ser Secretária ou Secretário. Quando nos referimos a boa apresentação é sobre vestir-se de maneira adequada e com discrição, prezar pelos hábitos de higiene mantendo-se a aparência bem asseada (o) (roupas, unhas e dentes limpos), cabelos penteados, unhas feitas e maquiagem discreta.

No caso dos rapazes o mesmo se aplica, dando ênfase a cabelos bem cortados, barba feita, sapatos bem lustrados e gravata discreta que combine com o terno ou camisa social.

7. Discrição

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É praxe, pelo menos na maioria das empresas, que a Secretária Executiva seja uma pessoa discreta. E esta qualidade é vista com bons olhos por todo departamento do RH que deseja contratar um Profissional de Secretariado, então prudência e cautela para tornar-se um profissional discreto é primordial para que haja sucesso nesta função.

Entendemos por discrição:

  • Que possua uma ótima oratória, que fale nem alto nem baixo demais, porém no tom o qual o receptor possa entender todas as informações;
  • Saber dividir bem a vida pessoal da profissional, somos seres humanos, mas nenhuma empresa gosta de ouvir os problemas pessoais cotidianos do funcionário. Eles remetem em distração e falta de produtividade;
  • Mantenha-se longe das fofocas. É bem natural que a sala da Secretária se torne um divã, todo mundo chega para desabafar, justamente para ver se colhe informações. Não caia nessa armadilha, Secretário Secretária. Mantenha uma postura neutra e não dê juízos de valor;
  • Nunca fale mal dos colegas, pessoas também podem utilizar suas palavras contra você;
  • Ter o aparelho celular sempre no silencioso e não utilizar em hipótese alguma, toques chamativos. Pois, você pode esquecer de colocar na vibração e de repente o aparelho pode tocar, mas não deve chamar atenção de outros membros da empresa;
  • Deve resolver um problema pessoal por telefone? Saia do escritório e termine logo a conversa para que o seu chefe não sinta sua falta.

Esse é mais um artigo do Secretariado do Brasil, espero que você tenha gostado de conhecer algumas qualidades essenciais da Secretária (o).

Veja também: 8 Ferramentas digitais que irão melhorar as suas rotinas secretariais (clique no nome e vá ao artigo)

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Os setores onde o idioma inglês é mais pedido no Secretariado

Quem escolhe Secretariado para seguir carreira deve saber que aprender inglês para encontrar um bom emprego ou realizar o trabalho dos seus sonhos é um dos maiores incentivos para um aprendizado duradouro e bem-sucedido.

Neste artigo daremos visão geral de setores onde este idioma é indispensável.