Comunicação corporativa

Será que você profissional de Secretariado realmente sabe escrever e-mail de acordo com as regras de comunicação corporativa?

Se há um assunto indiscutivelmente essencial no ambiente corporativo, é sem dúvidas a comunicação. Ela se dá de diversas maneiras atualmente, onde a mobilidade chegou para ficar com a praticidade das inúmeras ferramentas a um clique de distância.

No entanto, não é incomum relatos de profissionais de Secretariado, dos mais diversos ramos de atuação, que sofrem com a dificuldade de compreender, interpretar ou assimilar o que é comunicado dentro das empresas.

No topo da lista, aparecem os E-mails. Sim! Será possível uma ferramenta tão comum e usual ser o causador disso tudo? Por que Secretárias e Secretários tem dificuldades para se comunicar por e-mail? 

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Apesar da disparidade de recursos atuais na comunicação corporativa, o E-mail ainda é muito presente na rotina de profissionais de Secretariado  e compõe boa parte da comunicação interna e externa das empresas. Principalmente na realidade atual onde muitos Secretários Executivos ou Secretárias Executivas e demais profissionais de Secretariado estão trabalhando em seus Home Office, ou até mesmo se redescobrindo dentro da profissão e atuando como Secretária Remota ou Assistente Virtual

Comunicação Corporativa, como se usa os e-mails

Os E-mails podem ser usados para diferentes fins: comunicar, solicitar, informar… e, independente do objetivo primordial do E-mail, para que a comunicação seja assertiva, o texto deve conter alguns elementos indispensáveis para a boa interpretação da mensagem. O receptor deve ter capacidade interpretativa e compreendê-la como um todo e não apenas parte dela.

Não é necessário que o Secretário ou Secretária seja um/uma expert em Língua Portuguesa ou dominar todas as regras de escrita, sejam ortográficas, sintáticas ou morfológicas para que se consiga expressar de forma clara e concisa o que se quer “dizer”. No entanto, conhecimentos básicos sobre construção textual, certamente irão ajudar na hora de escrever.  Entender as partes de um texto e tentar seguir este “roteiro” facilitará a assertividade da comunicação corporativa para Secretários Executivos, Secretárias Executivas, Secretárias Remotas ou Assistentes Virtuais.

Erros comuns ao escrever um e-mail para a comunicação corporativa

É muito comum (muito mesmo) que E-mails não sejam compreendidos pela simples falta de organização dos elementos da mensagem que se quer transmitir. Eis alguns exemplos:

1. Não pensar antes de escrever

Parece elementar, não é? Mas acredite, é muito comum que alguns profissionais de Secretariado escrevam de forma aleatória sem se preocupar com a composição do texto. Ou seja, escrevem exatamente como as palavras vão “surgindo” sem a devida (re) organização.

2. Pressa

Aliado ao exemplo anterior, a falta de tempo do dia a dia, muitas vezes interfere em como a mensagem é transmitida. Na verdade, o exemplo anterior pode ser classificado como consequência deste. A pressa faz com que as pessoas escrevam loucamente e não param para ler e reler, e esse descuido pode trazer danos na comunicação corporativa. Fazer a leitura do texto antes de enviar é crucial, pois é neste momento em que se pode encontrar erros ou incongruências inicialmente imperceptíveis, mas que comprometem a mensagem ou parte dela.

Uma dica muito bacana para profissionais de Secretario é: dar uma pausa, tomar um café, falar com alguém, dar uma volta é um exercício poderoso. Assim, ao voltar ao texto garanto que o verá com outros olhos, literalmente.

3. Ignorar a estrutura textual

Em praticamente todo tipo, é possível aplicar os elementos da estrutura textual para que alcance êxito no entendimento da mensagem. Os textos normalmente possuem algumas partes (não necessariamente em todas as modalidades, ok?) que são:

  • Apresentação
  • Desenvolvimento
  • Conclusão.

De forma bem pragmática, isso significa que: primeiro (novamente, não necessariamente nesta mesma ordem) apresenta-se o tema, o assunto do qual se trata o texto, seja ele informativo, uma solicitação etc. É comum que se use um período introdutório para que o interlocutor possa assimilar e de alguma forma se preparar para o que virá a seguir.

4. Falta de conectivos

 Na comunicação corporativa, às vezes, até se tem um texto construído no formato ideal, com a devida introdução, desenvolvimento e conclusão, mas ainda assim, a sensação que se tem é de que as frases são aleatórias e não se complementam. 

Isso ocorre pela falta de conectivos. São aquelas palavrinhas ou expressões mágicas, usadas para interligar frases, períodos ou parágrafos que permitem sequência de ideias. Geralmente, os conectivos são conjunções, advérbios ou, mais raramente, pronomes. Os conectivos são verdadeiras “pontes” entre a frase/período anterior e o que vem a seguir. 

O mais bacana em relação aos conectivos, é que eles podem ser empregados em diversos momentos no texto, a depender da ideia em que se pretende enfatizar. Um estudo mais aprofundado dos conectivos e suas aplicações, pode, se não resolver, ajudar na construção de um texto cada vez melhor, assertivo e profissional.

Abaixo, alguns exemplos de conectivos:

Prioridade, relevânciaPrimeiramente/ antes de mais nada
AdiçãoAlém disso/ Ademais
OposiçãoContudo/ Mas/ Entretanto
CertezaCertamente/ Sem dúvida
FinalidadeA fim de/ Com intuito de
ConclusãoLogo/ Desse modo
CausaPor isso/ Visto que
TempoFrequentemente/ Eventualmente
ComparaçãoAssim como/ De acordo com
HipotéseSe/ Caso/ Eventualmente
Dúvida Provavelmente/ Talvez
Surpresa De repente/ Inesperadamente
EsclarecimentoOu seja/ Aliás
Ideias alternativasOu…ou/ Quer…quer

Como escrever um e-mail para ter uma comunicação corporativa eficaz?

Agora que você já aprendeu quais são os erros mais comuns na comunicação corporativa, está na hora de entender como melhorar a redação de seus e-mails.

Já entendemos que um e-mail precisa ter introdução, desenvolvimento e conclusão.

Então, feitas as devidas introduções, passa-se para o desenvolvimento em si. São mais alguns períodos utilizados para, como o próprio nome sugere, desenvolver a mensagem. No caso de uma solicitação, aqui é o momento para se apresentar os motivos pelos quais a solicitação será feita. Igualmente para o caso de um texto informativo. No desenvolvimento são enumeradas as razões que norteiam tal informação. 

Por fim, a conclusão. Aqui pode-se novamente, fazer uma retomada do tema e enfatizar uma vez mais a importância do que fora apresentado. Pode-se ainda, finalizar com uma chamada para ação: por exemplo, no caso de um e-mail em que informa novo horário de funcionamento da cantina, é comum finalizar com frases como “Contamos com a colaboração de todos” ou algo neste sentido. 

Um bom texto é aquele que conta com a sensibilidade de seu emissor. Caso seja um assunto delicado ou que requeira um pouco mais de sutileza, é comum que se siga a estrutura textual, com o maior número de informações e detalhes possíveis, por meio de um desenvolvimento bem construído.

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Conclusão sobre comunicação corporativa escrita

Por outro lado, há E-mails que precisam ser diretos, com mensagem clara e objetiva. São os casos em que talvez, a escolha das palavras certas seja crucial, considerando-se que serão poucas, breves e diretas.

Dessa forma, é possível inferir que para praticar a comunicação corporativa escrita seja assertiva no ambiente de trabalho. E é necessário que haja conhecimento sobre um conjunto de elementos textuais e não textuais, além de sensibilidade ao escrever e principalmente, empatia: Pense em seu interlocutor. Imagine como ele se sentirá ao ler seu texto. 

Outra dica importantíssima para você profissional de Secretariado melhorar a escrita de E-mails, é a prática da leitura. Quem lê só tem a ganhar. A leitura traz familiaridade com as palavras, expansão de vocabulário, aprendizado de palavras novas, onde e como aplicá-las, construção ortográfica e o melhor, utilização prática da aplicabilidade dos conectivos. 

O poder das palavras é inimaginável! Desfrute-o!

Autora: Angela Gomes dos Santos Carvalho

Secretária Executiva

7 qualidades essenciais da Secretária (o)

Se você é diretor (a) de empresa, gerente de RH ou profissional de Secretariado, veja as dicas neste artigo para saber as qualidades essenciais da Secretária (o).

Mas antes é preciso entender que ser Secretária ou Secretário, não é algo simples, ou que não requer muita instrução. Esses profissionais, para se manter no mercado além de conseguir o registro, precisam fazer pelo menos a formação básica: técnica, tecnóloga e universitária.

A Secretária (o) é um cargo essencial para o funcionamento de qualquer empresa, não importa qual seja o tipo ou tamanho da organização. Pois, a polivalência deste profissional há muito valor a agregar e é a força motriz para que a direção geral ou departamental funcione.

Muitas vezes, é a primeira pessoa que o cliente, seja ele interno ou externo, tem contato. E por isso, contratar ou ser um profissional adequado só efetiva as chances de crescimento, tanto do profissional quanto da empresa.

Então, vamos as 7 qualidades essenciais da secretária (o):

1. Lealdade

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O nome já diz tudo, derivado do latim secretum/secretarium, que em resumo significa particular, secreto, segredo. Ou seja, desde a idade antiga, o Secretário era quem cuidava dos assuntos confidenciais. Sendo assim todo Secretário deve ter como princípio básico a lealdade para com o superior hierárquico bem como para com a organização.

2. Polivalência

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Já passou do tempo que um Secretário Executivo ou Secretária Executiva tivesse apenas entre três ou quatro atividades principais. O profissional polivalente é aquele de agora e do futuro, o mercado já não aceita mais aquela conhecida frase “Este não é o meu departamento”.

O bom Profissional de Secretariado é polivalente sim, pois é capaz de realizar várias atividades com excelência. Essa é uma característica essencial dessa profissão nos tempos de hoje, que atende às exigências do mercado e traz crescimento à organização. As organizações já não querem mais colaboradores descomprometidos, inflexíveis e convencionais fazendo parte do seu quadro de profissionais.

3. Organização

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Claro, ninguém pode pensar em um Secretário ou Secretária desorganizados, não é? Justamente, porque que esta função vem justamente para organizar departamentos e o dia a dia dos superiores hierárquicos, bem como para agilizar processos e melhorar o fluxo operacional dentro das empresas. Então, ser organizado é qualidade inerente a este profissional.

Essa característica é muito importante para o próprio empregado que deve fazer muito mais que atender telefone ou gerir a agenda do patrão, mas também tomar conta de documentação importante e muitas vezes sigilosos os quais devem ser muito bem arquivados, seja fisicamente ou digitalmente, para estarem sempre à mão quando forem necessários.

4. Pontualidade

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Uma das funções do Profissional de Secretariado é a organização da agenda e lembrete dos compromissos do chefe, então é função da Secretária ser a primeira a chegar e uma das últimas a sair do trabalho. Pontualidade é uma qualidade que não pode faltar nas soft skills desse profissional.

5. Profissionalismo

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Manter uma postura, valores honráveis, ser responsável, sério e se comprometer com às normas da empresa são competências de todo Secretário e Secretária. Significa ter uma base humilde, mas nunca agir com parcialidade. Além de exercer atividades com total comprometimento.

6. Boa apresentação

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Aqui vale a pena não confundir a boa apresentação com beleza física. Não precisa ser top model para ser Secretária ou Secretário. Quando nos referimos a boa apresentação é sobre vestir-se de maneira adequada e com discrição, prezar pelos hábitos de higiene mantendo-se a aparência bem asseada (o) (roupas, unhas e dentes limpos), cabelos penteados, unhas feitas e maquiagem discreta.

No caso dos rapazes o mesmo se aplica, dando ênfase a cabelos bem cortados, barba feita, sapatos bem lustrados e gravata discreta que combine com o terno ou camisa social.

7. Discrição

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É praxe, pelo menos na maioria das empresas, que a Secretária Executiva seja uma pessoa discreta. E esta qualidade é vista com bons olhos por todo departamento do RH que deseja contratar um Profissional de Secretariado, então prudência e cautela para tornar-se um profissional discreto é primordial para que haja sucesso nesta função.

Entendemos por discrição:

  • Que possua uma ótima oratória, que fale nem alto nem baixo demais, porém no tom o qual o receptor possa entender todas as informações;
  • Saber dividir bem a vida pessoal da profissional, somos seres humanos, mas nenhuma empresa gosta de ouvir os problemas pessoais cotidianos do funcionário. Eles remetem em distração e falta de produtividade;
  • Mantenha-se longe das fofocas. É bem natural que a sala da Secretária se torne um divã, todo mundo chega para desabafar, justamente para ver se colhe informações. Não caia nessa armadilha, Secretário Secretária. Mantenha uma postura neutra e não dê juízos de valor;
  • Nunca fale mal dos colegas, pessoas também podem utilizar suas palavras contra você;
  • Ter o aparelho celular sempre no silencioso e não utilizar em hipótese alguma, toques chamativos. Pois, você pode esquecer de colocar na vibração e de repente o aparelho pode tocar, mas não deve chamar atenção de outros membros da empresa;
  • Deve resolver um problema pessoal por telefone? Saia do escritório e termine logo a conversa para que o seu chefe não sinta sua falta.

Esse é mais um artigo do Secretariado do Brasil, espero que você tenha gostado de conhecer algumas qualidades essenciais da Secretária (o).

Veja também: 8 Ferramentas digitais que irão melhorar as suas rotinas secretariais (clique no nome e vá ao artigo)