As tecnologias se tornaram grandes aliadas dos profissionais, existem várias ferramentas que podem otimizar a rotina do Secretário. Sendo assim, neste texto você irá compreender como a tecnologia facilita a rotina da Secretária.
Em suma, com a globalização e as inovações tecnológicas, o mercado mundial tem passado por grandes transformações, exigindo que as organizações sejam, a cada dia, mais competitivas.
Portanto, estamos vivendo em uma era tecnológica e todos os profissionais precisam se atualizar e se adaptar às novas exigências do mercado.
Desse modo, é inegável a busca por ferramentas e tecnologias que otimizam os processos e facilitam as atividades cotidianas.
Índice Geral para Você:
- A relação entre tecnologia e a rotina da Secretária
- Quais as principais atividades da rotina da Secretária?
- Ferramentas de Tecnologia que vão facilitar a rotina de Secretária:
- O Google Agenda é uma tecnologia que facilita a rotina da Secretária na organização dos compromissos
- O Gmail é uma das ferramentas mais utilizadas
- Google Drive, uma tecnologia que facilita a rotina da Secretária no armazenamento de documentos
- Google Sheet, uma tecnologia que felicitará a rotina da Secretária na hora de fazer planilhas
- O Google Forms é uma tecnologia muito útil na coleta de dados
- O Google Docs é uma ferramenta muito importante para o muito corporativo
- Google Meet, inovação na hora de se comunicar
- Por que utilizar essas Tecnologias que facilitam a rotina de Secretária?
A relação entre tecnologia e a rotina da Secretária
A profissão de Secretário é essencial em todos os tipos de organização, independentemente do porte.
Visto que hoje esse profissional desempenha diversas funções dentro de uma empresa, desde tarefas operacionais até as mais estratégicas.
Assim, diante das inovações e do desenvolvimento tecnológico em todos os setores, o profissional do Secretariado teve que buscar novos conhecimentos para tornar seu trabalho mais ágil.
Por certo, a tecnologia facilitou a rotina da Secretária, otimizando seu tempo e possibilitando o desenvolvimento de outras atividades.
Desse modo, o profissional de Secretariado deve estar atualizado para atender as necessidades do mercado de trabalho, que está cada dia mais exigente, necessitando assim de profissionais com habilidades e competências específicas, sendo eficientes e eficazes no desempenho das tarefas.
Em resumo, as Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) possibilitaram novos avanços na comunicação dentro e fora das organizações, contribuindo de forma estratégica com esse profissional.
As TICs se tornaram aliadas para as Secretárias, contribuindo para melhorias na qualidade do serviço e também nos ganhos em produtividade para a organização.
Quais as principais atividades da rotina da Secretária?
Antes de mais nada é preciso entender quais as principais funções de profissional de Secretariado.
Sem dúvida, esta profissão tem evoluído e está entre as profissões que mais crescem, com grande participação e destaque no ambiente corporativo.
Uma vez que este profissional desempenha diversas funções em uma empresa.
Conheça abaixo as principais atividades de uma Secretária:
- Organizar a agenda e os compromissos do executivo;
- Organizar reuniões, evento e conferências;
- Planejar viagens;
- Conferir de documentos;
- Organizar arquivos;
- Atender telefone;
- Recepcionar de clientes;
- Elaborar atas;
- Pagar contas;
- Fazer planilhas;
- Elaborar apresentações;
- Ajudar na organização e desenvolvimento da empresa;
Já que agora você sabe as principais funções de uma secretária e um pouco mais da carreira de secretariado, ficou mais fácil de compreender como a tecnologia e as inovações vão facilitar a sua vida no trabalho na função de secretária.
Ferramentas de Tecnologia que vão facilitar a rotina de Secretária:
Existem diversas ferramentas e funcionalidades tecnológicas que vão trazer inovação e facilitar a rotina da Secretária, conheça abaixo!
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O Google Agenda é uma tecnologia que facilita a rotina da Secretária na organização dos compromissos
Uma das principais funções de uma Secretária é organizar e planejar a agenda.
Sendo assim, o Google Agenda é uma ferramenta tecnológica simples e gratuita oferecida pelo Google, que pode ajudar muito no seu cotidiano.
Pois, com ela é possível agendar compromissos, marcar reuniões, datas importantes, organizar as tarefas por dia, semanas e meses.
Além disso, é possível compartilhar suas atividades com outras pessoas, pois todos os compromissos do Gmail são sincronizados automaticamente com a agenda.
Bem como, mais uma funcionalidade importante dessa ferramenta é a opção de lembretes, o que vai te ajudar e muito a não esquecer de acontecimentos importantes.
O Gmail é uma das ferramentas mais utilizadas
O e-mail é um importante modelo de comunicação e vendas, é bastante utilizado para desenvolver um relacionamento com clientes, fornecedores, colaboradores.
Assim como, ele ajuda também a manter uma comunicação interna entre os setores, é uma importante ferramenta para o Secretariado.
O Gmail é um serviço gratuito de webmail oferecido pelo Google, dessa forma muitas pessoas utilizam o Gmail para a criação de um e-mail pessoal.
Mas você sabia que através do Gmail você pode criar um e-mail corporativo com o nome da sua empresa?
O Gmail profissional te oferece isso, você pode criar, por exemplo, um endereço de e-mail no seguinte formato secretariado@nomedaempresa.com.br.
Passando assim, mais credibilidade e seriedade para a sua empresa e para você também.
Além disso, o Gmail tem muitas outras vantagens, vaja a lista a seguir:
- Muito espaço de armazenamento;
- Pode ser acessado por diversos dispositivos;
- Layout simples e fácil;
- Funcionamento na web e no Outlook;
- É muito seguro;
- Sincronicidade com outras ferramentas do Google;
Google Drive, tecnologia que facilita a rotina da Secretária no armazenamento de documentos
O Google Drive é uma tecnologia muito utilizada no meio corporativo, pois traz inovação na forma de armazenar e compartilhar documentos.
Ele auxilia na rotina da Secretária , principalmente na organização e armazenamentos de documentos.
Com essa ferramenta do Google é possível:
- Efetuar upload de diferentes arquivos;
- Armazenar arquivos e documentos;
- Organizar por pastas;
- Sincronizar pastas do seu dispositivo com o do Google Drive;
- Compartilhar diversos documentos e arquivos;
Google Sheet, uma tecnologia que felicitará a rotina da Secretária na hora de fazer planilhas
O Google Sheet mais conhecido como Google Planilhas é uma ferramenta do Google que basicamente funciona como uma planilha.
O Google Planilhas é um aplicativo online. Sendo assim, possui diversas vantagens em ralação as planilhas tradicionais.
Conheça algumas diferenças dessa ferramenta gratuita do Google:
- Permite o compartilhamento;
- É possível a colaboração;
- Possui histórico de edição;
- Por se online, funciona em qualquer dispositivo;
- Pode ser usada em qualquer lugar;
- Pode importar todos os tipos de dados;
- Visão geral dos dados em formato de gráfico;
- Sincronização com o Google Forms;
O Google Forms é uma tecnologia muito útil na coleta de dados
O profissional de Secretariado é o responsável também por apoiar e fazer alguns atendimentos aos clientes.
Desse modo, uma ferramenta muito importante para quem quer conversar diretamente com o público é o Google Forms.
Pois, o Google Forms é uma ferramenta do Google para a criação de formulários.
Com o Forms você consegue criar formulários de maneira rápida e simples, sendo assim ela pode ser muito útil para a realização de pesquisas externas e internas.
Além disso, o Google cria uma aba de resultados com os dados compilados, tabulados e contextualizados, fazendo a ligação com o Excel do Google, para você poder visualizar os resultados em forma de planilha e analisar os dados.
O Google Docs é uma ferramenta muito importante para o muito corporativo
O Google Docs é uma ferramenta do Google muito utilizada e conhecida, principalmente no meio empresarial.
O Gogle Docs permite que você anote todos os seus memorandos, documentos, artigos e atividades.
Você pode anotar todos os textos organizadamente em uma única ferramenta online.
Se você já utiliza o Google Drive, está ferramenta será mais útil ainda, pois você pode sincronizar todos os seus arquivos e documentos escritos facilmente no ambiente do Google.
Além disso, você pode acessar esses arquivos de qualquer celular ou qualquer outro dispositivo móvel.
Google Meet, inovação na hora de se comunicar
O profissional de Secretariado planeja, organiza e acompanha os preparativos dos eventos, das reuniões e das conferências.
Além disso, é o responsável pela elaboração de um documento muito importante nas reuniões, a ata.
Com efeito da pandemia muitos comportamentos mudaram e nos manter conectados independente da distância física se tornou essencial, e a tecnologia foi uma grande aliada durante o período de distanciamento.
Ou seja, o Meet faz parte dessa transformação, ele é uma TIC para fazer reuniões online, permite a realização de videoconferências de forma rápida e simples.
O Google Meet pode ser conectado com o Google Agenda, assim você pode participar de reuniões a partir de um evento do Google Agenda ou um convite enviado por e-mail.
Todos os detalhes importantes do evento ficam disponíveis, e você pode participar da reunião de qualquer dispositivo com internet.
Conheça algumas vantagens dessa TIC:
- Realizar reuniões por videochamadas gratuitas;
- Trocar mensagens de texto durante as videochamadas;
- Realizar apenas chamadas de áudio.
- Ideal para o ambiente corporativo;
- Videochamadas com até 250 usuários
- Transmissões ao vivo para até 100 mil espectadores;
- Gravação das chamadas no Google Drive;
- Facilidade em criar uma sala virtual
- Criar link de convite para envio aos outros usuários;
- Receber o convite por e-mail (Gmail) sincronizando com o Google Agenda;
Por que utilizar essas Tecnologias que facilitam a rotina de Secretária?
O profissional de Secretariado pode exercer múltiplas funções e atuar em diversos segmentos, sendo assim a tecnologia facilita a sua rotina de Secretária.
Assim, esta carreira é cheia de responsabilidades e tem ganhado destaque nas organizações.
Por certo, com essas ferramentas você estará alinhando tecnologia e inovação, ganhando diversos aliados para desempenhar as suas tarefas de forma rápida e eficiente.
Além disso, utilizando essas ferramentas do Google, você conseguirá organizar as agendas, criar documentos, organizar pastas, fazer reuniões remotamente, estabelecer uma rotina, compartilhar arquivos, entre tantas outras atividades de forma bem eficaz e prática.
Esse é mais um artigo do Secretariado do Brasil. Esperamos que tenha gostado de ler: Como a Tecnologia facilita a rotina da Secretária?
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Envolva-se!
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