Não é segredo para ninguém que o nosso trabalho é difícil, e para funcionar precisamos manter as resoluções das demandas em dias. Além de claro, sermos super organizados. Mas eu Ercilia Gatto do Secretariado do Brasil vou te ajudar com isso.
E para você profissional de Secretariado, hoje lhe darei uma dica que vai facilitar muito a sua rotina de trabalho.
São 8 ferramentas digitais e aplicativos para melhorar o seu desempenho e lhe ajudar a velotizar suas tarefas.
Aqui estão elas:
Dica de Secretariado: 1. LogMeIn
Este aplicativo permite que você tenha acesso total ao seu computador de trabalho – remotamente. Abra documentos, inicie aplicativos … basicamente, faça tudo o que for necessário. Muito importante para o mundo do Secretariado neste momento.
Dica de Secretariado 2: Google Now
Chamado de “assistente pessoal inteligente”, o Google Now está disponível para iOS, Android e seu desktop. Ele fica com você o tempo todo e organiza tudo em cartões personalizáveis - previsão do tempo, trânsito, placares de esportes, sites favoritos, etc. Você nunca mais verá sua vida da mesma maneira depois de vê-la em todos esses pacotes elegantes. Para o profissional de Secretariado a organização é o que conta e este aplicativo você não pode deixar de ter.
Dica de Secretariado 3: Evernote
Também grátis! Este aplicativo acaba sendo o queridinho dos Profissionais de Secretariado. Capture, gerencie, armazene e lembre-se de tudo que você precisa. O Evernote também é um bom recurso de pesquisa e sincronização. Vale a pena que todos os Secretários e Secretárias o experimentem.
Dica de Secretariado 4: 24Me
Este funciona como um segundo cérebro e é muitooooo útil. Já pensou definir lembretes para você mesmo? Lembrar de pagar contas ou outros prazos e reuniões importantes? Ele faz tudo isso por você. E ainda te permite sincronizar todas as suas listas de tarefas, notas e calendário em um aplicativo conveniente. É gratuito e atualmente um dos 10 melhores aplicativos de produtividade na App Store. Agora o Secretário e a Secretária terão um próprio assistente ( mas não conta a ninguém, este será o nosso segredo) 🙂
Dica de Secretariado 5: Quip
Esse é muito similar a criação do Mark Zuckerberg. É exatamente como o Facebook, Quora e Instagram do escritório virtual usam e permite que os usuários colaborem, criem, carreguem e compartilhem documentos – até mesmo os editem – como uma equipe. Muito show não é? Assim o TI não tem que ficar bloqueando a comunicação.
Dica de Secretariado 6: TinyScan
Esse aplicativo é Top! Ele serve para digitalizar qualquer documento a qualquer hora e em qualquer lugar e envie-o para seu e-mail como um PDF. Você nunca mais terá que ir para a Xerox novamente para gerenciamento de documentos.
Dica de Secretariado 7: Dropbox
Um mão na roda para o armazenamento de arquivos, este programa de armazenamento em nuvem sincroniza entre seu computador e seu telefone. Seus documentos são salvos em backup e acessíveis, não importa onde você esteja. Nunca mais fique perdido em uma reunião fora do local quando for perguntado sobre a localização de um documento específico.
Dica de Secretariado 8: Milebug
Precisa controlar sua milhagem para o trabalho? Este aplicativo pode ajudá-lo com isso. Ele pode até mesmo criar relatórios de milhas para você, que podem incluir outras despesas de viagem, como custos de hotel e pedágios. No final do ano, você terá todas as suas milhas em um único lugar e poderá exportar os dados para fins fiscais.
E aí Secretária, e aí Secretário, gostou dessa dica? Esta e muitas outras você vai ver sempre aqui no blog do Secretariado do Brasil. Tudo para deixar você por dentro e sempre se aperfeiçoando.