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Secretariado, as reuniões híbridas chegaram pra ficar

O Secretariado, nesta pandemia, ganhou as Reuniões híbridas, uma ótima estratégia de produtividade e de economia tanto para a Secretária ou Secretário quanto para a empresa. As regras de distanciamento devido a pandemia fizeram com que diversos profissionais migrassem paro Home office e diversas áreas laborais

As reuniões híbridas se tornaram rotina na vida do Secretário e da Secretária que tiveram que se adaptar a esse novo modelo de trabalho.

Neste artigo irei te falar te explicar o porquê as Reuniões híbridas chegaram pra ficar.

Também te mostrarei como o mercado de Secretariado pode está abrindo portas para mais Secretários virtuais e Secretárias remotas.

O que são reuniões híbridas e como elas afetam o Secretariado.

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As reuniões híbridas são reuniões feitas no ambiente virtual e presencial ao mesmo tempo. Isto é, parte dos participantes pode estar na empresa e a outra parte de forma remota, por exemplo, em seu ambiente Home office. Ou seja, a união de diversas pessoas e equipes, independente de onde elas estejam.

Um Secretário executivo de uma grande empresa, por exemplo, pode usar esse tipo de reunião para juntar o alto escalão dessa organização em um único ambiente respeitando as medidas de distanciamento impostas nesse período de pandemia.

E justamente porque uma das funções do profissional de Secretariado é a preparação e organização de reuniões, então cada vez mais Secretários e Secretárias têm que se atentar ao universo das reuniões híbridas.

Secretariado no ambiente virtual

Vivemos na era da informação, e não é novidade pra ninguém, mesmo antes da pandemia que a internet está tomando proporções inimagináveis. Então, em 2020 esse processo só foi acelerado, as Reuniões híbridas já existiam, no entanto assim como o trabalho remoto, se popularizou neste mesmo ano.

É claro que essa crescente do ambiente virtual iria afetar os Secretários e Secretárias. Um outro exemplo de ampliação, só ano passado o número de lojas exclusivamente virtuais cresceu 40,07%, segundo dados sa Agência Brasil.

Já são cerca de 1,3 milhões de negócios virtuais, ou seja, 1,3 milhões de novas possibilidades para os Secretários trabalharem. E não importa se será como Secretária remota ou no próprio escritório físico.

Fora que muitas das atividades mesmo após a pandemia, iram continuar de maneira virtual, por conta da praticidade e economia que esse tipo de trabalho vem demonstrando.

Por que reuniões híbridas chegaram pra ficar?

A pandemia fez com que basicamente todos os setores tivessem que adotar o Trabalho remoto como opção, apesar de já estarmos em um momento de retomada das atividades, algumas empresas pretendem manter certas atividades remotamente ou pelo menos de forma mista.

Sem sombra de dúvidas as reuniões híbridas ficarão cada dia mais frequentes nas organizações, afetando diretamente os profissionais de Secretariado.

Segundo pesquisa feita pela ISE Busines School, 80% dos gestores disseram gostar desse novo modo de trabalho remoto.

 Para 81% dos entrevistados, a flexibilidade é a competência mais desenvolvida nesse período.

Para além da tecnologia, esse novo modo de trabalhar ajuda na redução de gastos em hospedagem, viagens, mantendo o alinhamento do fluxo de relacionamento. Conquistando novas formas de se comunicar com clientes e explorar mercados.

Para a diretora da Absolut Technologies, Lucymeire Ferraz “a escolha de um bom integrador é fundamental, não deixando a desejar no espaço físico nem virtual, mas unindo os dois mundos”.

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Como fazer Reuniões híbridas?

Talvez uma das maiores dificuldades encontradas por profissionais do Secretariado na organização de Reuniões híbridas, seja não saber onde fazer essas reuniões.

Alguns Secretários e Secretárias, principalmente os Secretário remoto e a Secretária virtual, já sabem onde organizar essas reuniões, mas podem encontrar dificuldades com o manejo das ferramentas.

Existem várias ferramentas, que já existiam anteriormente, mas foram “globalizadas” e melhoradas somente neste último ano. Uma delas é a ferramenta Zoom, muito utilizada por boa parte dos profissionais. Mas ela possui limites e muitas vezes, dependendo do tamanho e duração da reunião pode até sair muito caro para a empresa.

O manejo dessas plataformas é de certa forma, simples, basta se esforçar para aprender e melhorar a utilização dos mesmos.

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Outras ferramentas para fazer reuniões híbridas

Você também poderá optar pela utilização da ferramenta Google Meet, onde varias pessoas podem se encontrar, sem tempo limitado de chamada.

Também tem o Zoom, como já citamos acima, também oferece a possibilidade de uma reunião com várias pessoas, mas há um tempo limite.

Assim como você também pode usufruir de outras plataformas como, por exemplo: Microsoft Teams, Cisco, Poly, Discord e etc.

Temos um curso completo de reuniões híbridas, disponível onde Secretários e Secretárias, Secretários executivos, Secretária remoto e Secretário virtual poderão se especializar.

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O que fazem o Secretário virtual e Secretária remota?

Uma ótima oportunidade para a área do Secretariado está no ambiente virtual, onde com a crescente desses espaços cada vez mais se faz necessário a presença de Secretário virtual remotos e/ou Secretária remota.

Uma vantagem desse novo modo de trabalhar é que além de oportunidades em empresas, o profissional de Secretariado também pode trabalhar por conta própria, ser seu próprio patrão e ganhar dinheiro pela internet ou ainda ganhar dinheiro trabalhando em casa.

O Secretário virtual pode inclusive ser formalizado por meio do MEI (Micro Empreendedor Individual). O faturamento deverá ser de até 82 mil por ano.

Esses profissionais irão atender empresas e profissionais liberais, oferecendo serviços que se assemelham aos Secretários e Secretárias tradicionais.

Os serviços são oferecidos de maneira personalizada. Para isso os clientes passarão um Briefing, detalhando o que deve ser feito.

ATENÇÃO! Não confundir a Secretária remota com Assistente virtual, são duas coisas diferentes e já expliquei isso em várias lives no nosso canal no Youtube.

Com essa opção de trabalho, você deixará de ser empregado e passará a ser empreendedor. O que acha?

Você não irá se limitar a um salário específico e também deixará de enfrentar diariamente aquele trânsito caótico das grandes cidades. Mas nem tudo são flores, também expliquei isso em algumas lives em nosso canal no youtube.

Então você profissional do Secretariado, se estiver participando de uma Reunião híbrida, cuide da sua postura, mantenha o contato visual e controle suas mãos, elas podem entregar o que você realmente está pensando.

As reuniões hibridas chegaram pra ficar, não temos como negar isso, então cabe a nós profissionais do Secretariado, escolhermos como iremos nos adaptar a esse novo processo e melhorar a nossa produtividade.

Não fique pra trás, seja um profissional atualizado!

Gostou do conteúdo? Quer aprender como fazer uma reunião híbrida? Nós do Secretariado do Brasil temos o curso perfeito, feito especialmente pra você profissional de Secretariado que quer crescer e se tornar cada vez melhor.

Acesse o curso de reuniões híbridas aqui.

Secretariado: 8 Ferramentas digitais que irão melhorar as suas rotinas secretariais

Não é segredo para ninguém que o nosso trabalho é difícil, e para funcionar precisamos manter as resoluções das demandas em dias. Além de claro, sermos super organizados. Mas eu Ercilia Gatto do Secretariado do Brasil vou te ajudar com isso.

E para você profissional de Secretariado, hoje lhe darei uma dica que vai facilitar muito a sua rotina de trabalho.

São 8 ferramentas digitais e aplicativos para melhorar o seu desempenho e lhe ajudar a otimizar suas tarefas.

Aqui estão elas:

Dica de Secretariado: 1. LogMeIn

Este aplicativo permite que você tenha acesso total ao seu computador de trabalho – remotamente. Abra documentos, inicie aplicativos … basicamente, faça tudo o que for necessário. Muito importante para o mundo do Secretariado neste momento.

Dica de Secretariado 2: Google Now

Chamado de “assistente pessoal inteligente”, o Google Now está disponível para iOS, Android e seu desktop. Ele fica com você o tempo todo e organiza tudo em cartões personalizáveis ​​- previsão do tempo, trânsito, placares de esportes, sites favoritos, etc. Você nunca mais verá sua vida da mesma maneira depois de vê-la em todos esses pacotes elegantes. Para o profissional de Secretariado a organização é o que conta e este aplicativo você não pode deixar de ter.

Dica de Secretariado 3: Evernote

Também grátis! Este aplicativo acaba sendo o queridinho dos Profissionais de Secretariado. Capture, gerencie, armazene e lembre-se de tudo que você precisa. O Evernote também é um bom recurso de pesquisa e sincronização. Vale a pena que todos os Secretários e Secretárias o experimentem.

Dica de Secretariado 4: 24Me

Este funciona como um segundo cérebro e é muitooooo útil. Já pensou definir lembretes para você mesmo? Lembrar de pagar contas ou outros prazos e reuniões importantes? Ele faz tudo isso por você. E ainda te permite sincronizar todas as suas listas de tarefas, notas e calendário em um aplicativo conveniente. É gratuito e atualmente um dos 10 melhores aplicativos de produtividade na App Store. Agora o Secretário e a Secretária terão um próprio assistente ( mas não conta a ninguém, este será o nosso segredo) 🙂

Dica de Secretariado 5: Quip

Esse é muito similar a criação do Mark Zuckerberg. É exatamente como o Facebook, Quora e Instagram do escritório virtual usam e permite que os usuários colaborem, criem, carreguem e compartilhem documentos – até mesmo os editem – como uma equipe. Muito show não é? Assim o TI não tem que ficar bloqueando a comunicação.

Dica de Secretariado 6: TinyScan

Esse aplicativo é Top! Ele serve para digitalizar qualquer documento a qualquer hora e em qualquer lugar e envie-o para seu e-mail como um PDF. Você nunca mais terá que ir para a Xerox novamente para gerenciamento de documentos.

Dica de Secretariado 7: Dropbox

Um mão na roda para o armazenamento de arquivos, este programa de armazenamento em nuvem sincroniza entre seu computador e seu telefone. Seus documentos são salvos em backup e acessíveis, não importa onde você esteja. Nunca mais fique perdido em uma reunião fora do local quando for perguntado sobre a localização de um documento específico.

Dica de Secretariado 8: Milebug

Precisa controlar sua milhagem para o trabalho? Este aplicativo pode ajudá-lo com isso. Ele pode até mesmo criar relatórios de milhas para você, que podem incluir outras despesas de viagem, como custos de hotel e pedágios. No final do ano, você terá todas as suas milhas em um único lugar e poderá exportar os dados para fins fiscais.

E aí Secretária, e aí Secretário, gostou dessa dica? Esta e muitas outras você vai ver sempre aqui no blog do Secretariado do Brasil. Tudo para deixar você por dentro e sempre se aperfeiçoando.