Se você está pensando em se tornar um Profissional de Secretariado, mas não sabe se tem o perfil, neste artigo você vai descobrir as principais características para exercer esta profissão.
Índice Geral Para Você:
- O perfil do profissional de Secretariado mudou
- Como é a rotina do profissional de Secretariado
- Principais características que fazem parte do perfil do profissional de Secretariado
- Organização
- Inteligência emocional
- Domínio da comunicação
- Habilidades de comunicação empresarial
- Conhecimento de comunicação escrita
- Pontualidade
- Domínio de outras línguas
- Bom relacionamento interpessoal
- Interação com tecnologias
- Responsabilidade
- Mercado de trabalho aquecido
- Tenho ou não o perfil do profissional de Secretariado?
O perfil do profissional de Secretariado mudou
O avanço da tecnologia possibilitou grandes transformações sociais, políticas e econômicas. Portanto, o mundo mudou e estamos vivendo na era da globalização.
Logo, essas transformações impactaram diretamente no cotidiano e nas funções do Profissional de Secretariado, tanto pelo seu próprio executivo, quanto pelas exigências do mercado e pelas modernizações em termos acadêmicos.
O Profissional de Secretariado deixou de ser simplesmente aquele assistente que cuida dos telefonemas, da agenda e dos compromissos. Este estereótipo não existe mais!
Aliás, o novo perfil profissional do Secretário Executivo vai muito além dessas definições.
A profissão se modernizou e hoje conglomera uma variedade de tarefas que exige dos Secretários diversas soft skills, entre elas a capacidade de antecipar, identificar e resolver problemas.
Por consequência das novas exigências do mercado de trabalho, o antigo conceito foi derrubado e hoje este profissional precisa atuar de maneira muito mais abrangente e estratégica.
Se você está com dúvidas se tem o perfil do profissional de Secretariado, continue lendo este artigo para descobrir.
Como é a rotina do profissional de Secretariado:
A rotina de um Secretário é multifuncional e bem dinâmica, pois ele desempenha diferentes funções ao longo do seu dia, como, por exemplo:
- Ajudar na organização e desenvolvimento da empresa;
- Organizar a agenda e os compromissos dos executivos;
- Organizar e acompanhar reuniões, eventos e conferências;
- Planejar viagens;
- Conferir documentos;
- Organizar arquivos;
- Atender telefone;
- Recepcionar os clientes;
- Atender clientes internos e externos;
- Elaborar atas;
- Pagar contas;
- Elaborar planilhas;
- Fazer apresentações;
- Interface com outros colaboradores;
- Digitar documentos;
Ser organizado e multifuncional faz parte do perfil do profissional de Secretariado e são qualidades essenciais para quem está interessado em atuar neste ramo e deseja se destacar.
Principais características que fazem parte do perfil do profissional de Secretariado
As Hard Skills consistem nas capacidades técnicas requeridas para trabalhar como Secretário, são importantes, mas não são tudo.
No entanto, as Soft Skills, que são suas competências e qualidades pessoais, são o grande diferencial e é por meio delas que você pode se destacar no mercado de trabalho.
Saiba quais são essas características:
Organização
A organização é uma característica que ajuda qualquer profissional a se destacar em inúmeras áreas.
Mas, quando se fala do perfil de um secretário, essa é uma habilidade considerada essencial, afinal ele será o responsável pela organização da agenda e compromissos dos seus superiores.
Nesse sentido, é importante que o Profissional de Secretariado tenha a capacidade de executar planejamentos, organizar o dia a dia dos superiores hierárquicos, agenda, eventos, reuniões, agilizar processos e melhorar o fluxo operacional dentro das empresas.
Por isso, quando se pensa no que é o Secretariado, pode considerar ser uma área que exige extrema capacidade de planejamento, organização e otimização de processos, antes de tudo.
Inteligência emocional
O dia a dia do Secretariado é muito dinâmico já que este profissional também lida com diversos públicos e tem grande interface com diversos setores.
Sendo assim, a rotina exige que o trabalhador esteja preparado para lidar com diferentes realidades.
Por isso estar pronto para lidar com situações extraordinárias e ter sensatez para tomar decisões sob pressão são diferenciais para quem deseja se destacar como Secretário.
Domínio da comunicação
Saber se comunicar bem é muito necessário nesta área. Pois, um dos pilares dessa profissão é se relacionar com pessoas, assessorar executivos e recepcionar clientes e colaboradores.
Logo, é fundamental ter domínio da comunicação oral e escrita.
Além de escrever bem é importante também saber adequar a linguagem da comunicação ao perfil do ouvinte, é uma competência exigida no dia a dia do profissional competente.
Habilidades de comunicação empresarial
Outra característica marcante do perfil de um Secretário ou Secretária é a habilidade comunicacional.
Principalmente se você deseja ser um Secretário Executivo, é essencial desenvolver habilidades de comunicação empresarial.
No dia a dia, é fundamental conhecer os conceitos praticados no meio corporativo para, assim, executar atividades comuns do cotidiano de um Secretário.
Lembrando que dentre as funções de uma Secretária estão, redigir e-mails, preparar apresentações e, até mesmo, integrar informações de diferentes áreas de uma empresa.
Conhecimento de comunicação escrita
O profissional de secretariado precisa conhecer bem a comunicação escrita, dominar bem a norma culta padrão.
Porque muitas das atividades de quem trabalha na área exigem que este profissional se comunique com gestores de outras áreas e empresas por meio de e-mails, ofícios, cartas e até mensagens de texto.
Desta forma, é indispensável que o profissional não só se expresse sem cometer falhas gramaticais como, ainda, com clareza, objetividade e coerência.
Pontualidade
Ser pontual é uma característica muito valorizada pela empresa, visto que a pontualidade influência na produtividade das equipes, no fluxo de trabalho e no clima organizacional.
Ademais, quando o funcionário entrega suas atividades dentro do prazo previamente estabelecido e cumpre seu horário de jornada de trabalho, isso é muito bem-visto.
Além disso, uma das principais funções do profissional e secretariado é organizar a agenda, compromissos, eventos e reuniões do seu superior, portanto, ter pontualidade e estar sempre à frente são qualidades admiráveis.
Domínio de outras línguas
O Profissional de Secretariado trabalha auxiliando empresários e executivos, organiza a agenda de compromissos, elabora documentos, e muitas vezes tem a função de intérprete em encontros entre pessoas que não falam a mesma língua, entre outros.
Consequentemente, falar mais de uma língua vale a pena não só para ter acesso a mais oportunidades profissionais, como também, para se destacar e conquistar um salário melhor.
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Interação com tecnologias
Para quem trabalha como secretária ou pretende seguir a carreira em secretariado, é importante saber trabalhar com diversas ferramentas tecnológicas e funcionalidades, pois são elas que vão facilitar e otimizar o seu trabalho.
Afinal, não só grande parte das comunicações são feitas por meios eletrônicos, como fazer apresentações e trabalhar com planilhas online são atividades que estão presentes na rotina de um Secretário.
Bom relacionamento interpessoal
Como o Secretário lida com diversas pessoas ao longo do dia, então outra característica importante é a facilidade de se relacionar com outras pessoas.
Sendo assim, este profissional deve ser capaz de assessorar e fazer articulações por meio da comunicação com diferentes setores da empresa, tem habilidades de negociação e persuasão.
Ter uma visão holística
Em suma, o Profissional de Secretariado precisa conhecer a empresa em que trabalha, sua cultura, valores, seu segmento, mercado de atuação, concorrentes, departamentos e as respectivas funções.
Pois, essa visão diferenciada da empresa facilitará na sua rotina, uma vez que conhecendo os setores será mais fácil de elaborar estratégias de organização e otimizar processos.
Além disso, será mais eficiente no momento de direcionar telefonemas, recados e documentos.
Responsabilidade
O senso de responsabilidade é uma competência muito valorizada. Acima de tudo, sendo correto e sensato pelas suas ações e tarefas confiadas.
Logo, assumir uma postura profissional e agir sem ter medo de grandes responsabilidades.
Ao passo que, em algumas situações, pode ser necessário, inclusive, que o Secretário imponha ações e se responsabilize pelas decisões tomadas.
Mercado de trabalho aquecido
O mundo corporativo está muito competitivo, as empresas, principalmente as nacionais, estão cada vez mais agressivas, modernas e focadas em resultado.
Sendo assim, hoje a demanda por um profissional de Secretariado é muito alta.
Afinal, atuar no ramo do secretariado vai muito além de auxiliar e assessorar o alto escalão das instituições e empresas.
Visto que, o mercado de trabalho está em busca de pessoas eficientes e comprometidas, que saibam pensar por si mesmas e assumem grandes responsabilidades.
O Secretário pode atuar em vários setores da economia, como indústrias, comércios, empresas prestadoras de serviços, ONGs, órgãos públicos, entre tantos outros. Deste modo, existem oportunidades de emprego para este profissional em todas as regiões do país.
Portanto, é um campo cheio de oportunidades!
Tenho ou não o perfil do profissional de Secretariado?
Agora que você já conhece as funções, as principais características e o mercado de trabalho para os profissionais de secretariado, ficou mais fácil de saber se você tem ou não o perfil do profissional de Secretariado.
Mesmo que você ainda não tenha todas as habilidades e competências necessárias para se tornar um Secretário, existem vários cursos para te ajudar.
Logo, com muito estudo, dedicação e resiliência, você poderá desenvolver seus pontos fracos e aprimorar ainda mais suas soft skills para se destacar neste vasto ramo.
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Envolva-se!
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