7 qualidades essenciais da Secretária (o)

Se você é diretor (a) de empresa, gerente de RH ou profissional de Secretariado, veja as dicas neste artigo para saber as qualidades essenciais da Secretária (o).

Mas antes é preciso entender que ser Secretária ou Secretário, não é algo simples, ou que não requer muita instrução. Esses profissionais, para se manter no mercado além de conseguir o registro, precisam fazer pelo menos a formação básica: técnica, tecnóloga e universitária.

A Secretária (o) é um cargo essencial para o funcionamento de qualquer empresa, não importa qual seja o tipo ou tamanho da organização. Pois, a polivalência deste profissional há muito valor a agregar e é a força motriz para que a direção geral ou departamental funcione.

Muitas vezes, é a primeira pessoa que o cliente, seja ele interno ou externo, tem contato. E por isso, contratar ou ser um profissional adequado só efetiva as chances de crescimento, tanto do profissional quanto da empresa.

Então, vamos as 7 qualidades essenciais da secretária (o):

1. Lealdade

qualidades essenciais da Secretária

O nome já diz tudo, derivado do latim secretum/secretarium, que em resumo significa particular, secreto, segredo. Ou seja, desde a idade antiga, o Secretário era quem cuidava dos assuntos confidenciais. Sendo assim todo Secretário deve ter como princípio básico a lealdade para com o superior hierárquico bem como para com a organização.

2. Polivalência

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Já passou do tempo que um Secretário Executivo ou Secretária Executiva tivesse apenas entre três ou quatro atividades principais. O profissional polivalente é aquele de agora e do futuro, o mercado já não aceita mais aquela conhecida frase “Este não é o meu departamento”.

O bom Profissional de Secretariado é polivalente sim, pois é capaz de realizar várias atividades com excelência. Essa é uma característica essencial dessa profissão nos tempos de hoje, que atende às exigências do mercado e traz crescimento à organização. As organizações já não querem mais colaboradores descomprometidos, inflexíveis e convencionais fazendo parte do seu quadro de profissionais.

3. Organização

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Claro, ninguém pode pensar em um Secretário ou Secretária desorganizados, não é? Justamente, porque que esta função vem justamente para organizar departamentos e o dia a dia dos superiores hierárquicos, bem como para agilizar processos e melhorar o fluxo operacional dentro das empresas. Então, ser organizado é qualidade inerente a este profissional.

Essa característica é muito importante para o próprio empregado que deve fazer muito mais que atender telefone ou gerir a agenda do patrão, mas também tomar conta de documentação importante e muitas vezes sigilosos os quais devem ser muito bem arquivados, seja fisicamente ou digitalmente, para estarem sempre à mão quando forem necessários.

4. Pontualidade

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Uma das funções do Profissional de Secretariado é a organização da agenda e lembrete dos compromissos do chefe, então é função da Secretária ser a primeira a chegar e uma das últimas a sair do trabalho. Pontualidade é uma qualidade que não pode faltar nas soft skills desse profissional.

5. Profissionalismo

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Manter uma postura, valores honráveis, ser responsável, sério e se comprometer com às normas da empresa são competências de todo Secretário e Secretária. Significa ter uma base humilde, mas nunca agir com parcialidade. Além de exercer atividades com total comprometimento.

6. Boa apresentação

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Aqui vale a pena não confundir a boa apresentação com beleza física. Não precisa ser top model para ser Secretária ou Secretário. Quando nos referimos a boa apresentação é sobre vestir-se de maneira adequada e com discrição, prezar pelos hábitos de higiene mantendo-se a aparência bem asseada (o) (roupas, unhas e dentes limpos), cabelos penteados, unhas feitas e maquiagem discreta.

No caso dos rapazes o mesmo se aplica, dando ênfase a cabelos bem cortados, barba feita, sapatos bem lustrados e gravata discreta que combine com o terno ou camisa social.

7. Discrição

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É praxe, pelo menos na maioria das empresas, que a Secretária Executiva seja uma pessoa discreta. E esta qualidade é vista com bons olhos por todo departamento do RH que deseja contratar um Profissional de Secretariado, então prudência e cautela para tornar-se um profissional discreto é primordial para que haja sucesso nesta função.

Entendemos por discrição:

  • Que possua uma ótima oratória, que fale nem alto nem baixo demais, porém no tom o qual o receptor possa entender todas as informações;
  • Saber dividir bem a vida pessoal da profissional, somos seres humanos, mas nenhuma empresa gosta de ouvir os problemas pessoais cotidianos do funcionário. Eles remetem em distração e falta de produtividade;
  • Mantenha-se longe das fofocas. É bem natural que a sala da Secretária se torne um divã, todo mundo chega para desabafar, justamente para ver se colhe informações. Não caia nessa armadilha, Secretário Secretária. Mantenha uma postura neutra e não dê juízos de valor;
  • Nunca fale mal dos colegas, pessoas também podem utilizar suas palavras contra você;
  • Ter o aparelho celular sempre no silencioso e não utilizar em hipótese alguma, toques chamativos. Pois, você pode esquecer de colocar na vibração e de repente o aparelho pode tocar, mas não deve chamar atenção de outros membros da empresa;
  • Deve resolver um problema pessoal por telefone? Saia do escritório e termine logo a conversa para que o seu chefe não sinta sua falta.

Esse é mais um artigo do Secretariado do Brasil, espero que você tenha gostado de conhecer algumas qualidades essenciais da Secretária (o).

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