Comunicação corporativa

Será que você profissional de Secretariado realmente sabe escrever e-mail de acordo com as regras de comunicação corporativa?

Se há um assunto indiscutivelmente essencial no ambiente corporativo, é sem dúvidas a comunicação. Ela se dá de diversas maneiras atualmente, onde a mobilidade chegou para ficar com a praticidade das inúmeras ferramentas a um clique de distância.

No entanto, não é incomum relatos de profissionais de Secretariado, dos mais diversos ramos de atuação, que sofrem com a dificuldade de compreender, interpretar ou assimilar o que é comunicado dentro das empresas.

No topo da lista, aparecem os E-mails. Sim! Será possível uma ferramenta tão comum e usual ser o causador disso tudo? Por que Secretárias e Secretários tem dificuldades para se comunicar por e-mail? 

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Apesar da disparidade de recursos atuais na comunicação corporativa, o E-mail ainda é muito presente na rotina de profissionais de Secretariado  e compõe boa parte da comunicação interna e externa das empresas. Principalmente na realidade atual onde muitos Secretários Executivos ou Secretárias Executivas e demais profissionais de Secretariado estão trabalhando em seus Home Office, ou até mesmo se redescobrindo dentro da profissão e atuando como Secretária Remota ou Assistente Virtual

Comunicação Corporativa, como se usa os e-mails

Os E-mails podem ser usados para diferentes fins: comunicar, solicitar, informar… e, independente do objetivo primordial do E-mail, para que a comunicação seja assertiva, o texto deve conter alguns elementos indispensáveis para a boa interpretação da mensagem. O receptor deve ter capacidade interpretativa e compreendê-la como um todo e não apenas parte dela.

Não é necessário que o Secretário ou Secretária seja um/uma expert em Língua Portuguesa ou dominar todas as regras de escrita, sejam ortográficas, sintáticas ou morfológicas para que se consiga expressar de forma clara e concisa o que se quer “dizer”. No entanto, conhecimentos básicos sobre construção textual, certamente irão ajudar na hora de escrever.  Entender as partes de um texto e tentar seguir este “roteiro” facilitará a assertividade da comunicação corporativa para Secretários Executivos, Secretárias Executivas, Secretárias Remotas ou Assistentes Virtuais.

Erros comuns ao escrever um e-mail para a comunicação corporativa

É muito comum (muito mesmo) que E-mails não sejam compreendidos pela simples falta de organização dos elementos da mensagem que se quer transmitir. Eis alguns exemplos:

1. Não pensar antes de escrever

Parece elementar, não é? Mas acredite, é muito comum que alguns profissionais de Secretariado escrevam de forma aleatória sem se preocupar com a composição do texto. Ou seja, escrevem exatamente como as palavras vão “surgindo” sem a devida (re) organização.

2. Pressa

Aliado ao exemplo anterior, a falta de tempo do dia a dia, muitas vezes interfere em como a mensagem é transmitida. Na verdade, o exemplo anterior pode ser classificado como consequência deste. A pressa faz com que as pessoas escrevam loucamente e não param para ler e reler, e esse descuido pode trazer danos na comunicação corporativa. Fazer a leitura do texto antes de enviar é crucial, pois é neste momento em que se pode encontrar erros ou incongruências inicialmente imperceptíveis, mas que comprometem a mensagem ou parte dela.

Uma dica muito bacana para profissionais de Secretario é: dar uma pausa, tomar um café, falar com alguém, dar uma volta é um exercício poderoso. Assim, ao voltar ao texto garanto que o verá com outros olhos, literalmente.

3. Ignorar a estrutura textual

Em praticamente todo tipo, é possível aplicar os elementos da estrutura textual para que alcance êxito no entendimento da mensagem. Os textos normalmente possuem algumas partes (não necessariamente em todas as modalidades, ok?) que são:

  • Apresentação
  • Desenvolvimento
  • Conclusão.

De forma bem pragmática, isso significa que: primeiro (novamente, não necessariamente nesta mesma ordem) apresenta-se o tema, o assunto do qual se trata o texto, seja ele informativo, uma solicitação etc. É comum que se use um período introdutório para que o interlocutor possa assimilar e de alguma forma se preparar para o que virá a seguir.

4. Falta de conectivos

 Na comunicação corporativa, às vezes, até se tem um texto construído no formato ideal, com a devida introdução, desenvolvimento e conclusão, mas ainda assim, a sensação que se tem é de que as frases são aleatórias e não se complementam. 

Isso ocorre pela falta de conectivos. São aquelas palavrinhas ou expressões mágicas, usadas para interligar frases, períodos ou parágrafos que permitem sequência de ideias. Geralmente, os conectivos são conjunções, advérbios ou, mais raramente, pronomes. Os conectivos são verdadeiras “pontes” entre a frase/período anterior e o que vem a seguir. 

O mais bacana em relação aos conectivos, é que eles podem ser empregados em diversos momentos no texto, a depender da ideia em que se pretende enfatizar. Um estudo mais aprofundado dos conectivos e suas aplicações, pode, se não resolver, ajudar na construção de um texto cada vez melhor, assertivo e profissional.

Abaixo, alguns exemplos de conectivos:

Prioridade, relevânciaPrimeiramente/ antes de mais nada
AdiçãoAlém disso/ Ademais
OposiçãoContudo/ Mas/ Entretanto
CertezaCertamente/ Sem dúvida
FinalidadeA fim de/ Com intuito de
ConclusãoLogo/ Desse modo
CausaPor isso/ Visto que
TempoFrequentemente/ Eventualmente
ComparaçãoAssim como/ De acordo com
HipotéseSe/ Caso/ Eventualmente
Dúvida Provavelmente/ Talvez
Surpresa De repente/ Inesperadamente
EsclarecimentoOu seja/ Aliás
Ideias alternativasOu…ou/ Quer…quer

Como escrever um e-mail para ter uma comunicação corporativa eficaz?

Agora que você já aprendeu quais são os erros mais comuns na comunicação corporativa, está na hora de entender como melhorar a redação de seus e-mails.

Já entendemos que um e-mail precisa ter introdução, desenvolvimento e conclusão.

Então, feitas as devidas introduções, passa-se para o desenvolvimento em si. São mais alguns períodos utilizados para, como o próprio nome sugere, desenvolver a mensagem. No caso de uma solicitação, aqui é o momento para se apresentar os motivos pelos quais a solicitação será feita. Igualmente para o caso de um texto informativo. No desenvolvimento são enumeradas as razões que norteiam tal informação. 

Por fim, a conclusão. Aqui pode-se novamente, fazer uma retomada do tema e enfatizar uma vez mais a importância do que fora apresentado. Pode-se ainda, finalizar com uma chamada para ação: por exemplo, no caso de um e-mail em que informa novo horário de funcionamento da cantina, é comum finalizar com frases como “Contamos com a colaboração de todos” ou algo neste sentido. 

Um bom texto é aquele que conta com a sensibilidade de seu emissor. Caso seja um assunto delicado ou que requeira um pouco mais de sutileza, é comum que se siga a estrutura textual, com o maior número de informações e detalhes possíveis, por meio de um desenvolvimento bem construído.

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Conclusão sobre comunicação corporativa escrita

Por outro lado, há E-mails que precisam ser diretos, com mensagem clara e objetiva. São os casos em que talvez, a escolha das palavras certas seja crucial, considerando-se que serão poucas, breves e diretas.

Dessa forma, é possível inferir que para praticar a comunicação corporativa escrita seja assertiva no ambiente de trabalho. E é necessário que haja conhecimento sobre um conjunto de elementos textuais e não textuais, além de sensibilidade ao escrever e principalmente, empatia: Pense em seu interlocutor. Imagine como ele se sentirá ao ler seu texto. 

Outra dica importantíssima para você profissional de Secretariado melhorar a escrita de E-mails, é a prática da leitura. Quem lê só tem a ganhar. A leitura traz familiaridade com as palavras, expansão de vocabulário, aprendizado de palavras novas, onde e como aplicá-las, construção ortográfica e o melhor, utilização prática da aplicabilidade dos conectivos. 

O poder das palavras é inimaginável! Desfrute-o!

Autora: Angela Gomes dos Santos Carvalho

Secretária Executiva