Comunicação corporativa

Será que você profissional de Secretariado realmente sabe escrever e-mail de acordo com as regras de comunicação corporativa?

Se há um assunto indiscutivelmente essencial no ambiente corporativo, é sem dúvidas a comunicação. Ela se dá de diversas maneiras atualmente, onde a mobilidade chegou para ficar com a praticidade das inúmeras ferramentas a um clique de distância.

No entanto, não é incomum relatos de profissionais de Secretariado, dos mais diversos ramos de atuação, que sofrem com a dificuldade de compreender, interpretar ou assimilar o que é comunicado dentro das empresas.

No topo da lista, aparecem os E-mails. Sim! Será possível uma ferramenta tão comum e usual ser o causador disso tudo? Por que Secretárias e Secretários tem dificuldades para se comunicar por e-mail? 

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Apesar da disparidade de recursos atuais na comunicação corporativa, o E-mail ainda é muito presente na rotina de profissionais de Secretariado  e compõe boa parte da comunicação interna e externa das empresas. Principalmente na realidade atual onde muitos Secretários Executivos ou Secretárias Executivas e demais profissionais de Secretariado estão trabalhando em seus Home Office, ou até mesmo se redescobrindo dentro da profissão e atuando como Secretária Remota ou Assistente Virtual

Comunicação Corporativa, como se usa os e-mails

Os E-mails podem ser usados para diferentes fins: comunicar, solicitar, informar… e, independente do objetivo primordial do E-mail, para que a comunicação seja assertiva, o texto deve conter alguns elementos indispensáveis para a boa interpretação da mensagem. O receptor deve ter capacidade interpretativa e compreendê-la como um todo e não apenas parte dela.

Não é necessário que o Secretário ou Secretária seja um/uma expert em Língua Portuguesa ou dominar todas as regras de escrita, sejam ortográficas, sintáticas ou morfológicas para que se consiga expressar de forma clara e concisa o que se quer “dizer”. No entanto, conhecimentos básicos sobre construção textual, certamente irão ajudar na hora de escrever.  Entender as partes de um texto e tentar seguir este “roteiro” facilitará a assertividade da comunicação corporativa para Secretários Executivos, Secretárias Executivas, Secretárias Remotas ou Assistentes Virtuais.

Erros comuns ao escrever um e-mail para a comunicação corporativa

É muito comum (muito mesmo) que E-mails não sejam compreendidos pela simples falta de organização dos elementos da mensagem que se quer transmitir. Eis alguns exemplos:

1. Não pensar antes de escrever

Parece elementar, não é? Mas acredite, é muito comum que alguns profissionais de Secretariado escrevam de forma aleatória sem se preocupar com a composição do texto. Ou seja, escrevem exatamente como as palavras vão “surgindo” sem a devida (re) organização.

2. Pressa

Aliado ao exemplo anterior, a falta de tempo do dia a dia, muitas vezes interfere em como a mensagem é transmitida. Na verdade, o exemplo anterior pode ser classificado como consequência deste. A pressa faz com que as pessoas escrevam loucamente e não param para ler e reler, e esse descuido pode trazer danos na comunicação corporativa. Fazer a leitura do texto antes de enviar é crucial, pois é neste momento em que se pode encontrar erros ou incongruências inicialmente imperceptíveis, mas que comprometem a mensagem ou parte dela.

Uma dica muito bacana para profissionais de Secretario é: dar uma pausa, tomar um café, falar com alguém, dar uma volta é um exercício poderoso. Assim, ao voltar ao texto garanto que o verá com outros olhos, literalmente.

3. Ignorar a estrutura textual

Em praticamente todo tipo, é possível aplicar os elementos da estrutura textual para que alcance êxito no entendimento da mensagem. Os textos normalmente possuem algumas partes (não necessariamente em todas as modalidades, ok?) que são:

  • Apresentação
  • Desenvolvimento
  • Conclusão.

De forma bem pragmática, isso significa que: primeiro (novamente, não necessariamente nesta mesma ordem) apresenta-se o tema, o assunto do qual se trata o texto, seja ele informativo, uma solicitação etc. É comum que se use um período introdutório para que o interlocutor possa assimilar e de alguma forma se preparar para o que virá a seguir.

4. Falta de conectivos

 Na comunicação corporativa, às vezes, até se tem um texto construído no formato ideal, com a devida introdução, desenvolvimento e conclusão, mas ainda assim, a sensação que se tem é de que as frases são aleatórias e não se complementam. 

Isso ocorre pela falta de conectivos. São aquelas palavrinhas ou expressões mágicas, usadas para interligar frases, períodos ou parágrafos que permitem sequência de ideias. Geralmente, os conectivos são conjunções, advérbios ou, mais raramente, pronomes. Os conectivos são verdadeiras “pontes” entre a frase/período anterior e o que vem a seguir. 

O mais bacana em relação aos conectivos, é que eles podem ser empregados em diversos momentos no texto, a depender da ideia em que se pretende enfatizar. Um estudo mais aprofundado dos conectivos e suas aplicações, pode, se não resolver, ajudar na construção de um texto cada vez melhor, assertivo e profissional.

Abaixo, alguns exemplos de conectivos:

Prioridade, relevânciaPrimeiramente/ antes de mais nada
AdiçãoAlém disso/ Ademais
OposiçãoContudo/ Mas/ Entretanto
CertezaCertamente/ Sem dúvida
FinalidadeA fim de/ Com intuito de
ConclusãoLogo/ Desse modo
CausaPor isso/ Visto que
TempoFrequentemente/ Eventualmente
ComparaçãoAssim como/ De acordo com
HipotéseSe/ Caso/ Eventualmente
Dúvida Provavelmente/ Talvez
Surpresa De repente/ Inesperadamente
EsclarecimentoOu seja/ Aliás
Ideias alternativasOu…ou/ Quer…quer

Como escrever um e-mail para ter uma comunicação corporativa eficaz?

Agora que você já aprendeu quais são os erros mais comuns na comunicação corporativa, está na hora de entender como melhorar a redação de seus e-mails.

Já entendemos que um e-mail precisa ter introdução, desenvolvimento e conclusão.

Então, feitas as devidas introduções, passa-se para o desenvolvimento em si. São mais alguns períodos utilizados para, como o próprio nome sugere, desenvolver a mensagem. No caso de uma solicitação, aqui é o momento para se apresentar os motivos pelos quais a solicitação será feita. Igualmente para o caso de um texto informativo. No desenvolvimento são enumeradas as razões que norteiam tal informação. 

Por fim, a conclusão. Aqui pode-se novamente, fazer uma retomada do tema e enfatizar uma vez mais a importância do que fora apresentado. Pode-se ainda, finalizar com uma chamada para ação: por exemplo, no caso de um e-mail em que informa novo horário de funcionamento da cantina, é comum finalizar com frases como “Contamos com a colaboração de todos” ou algo neste sentido. 

Um bom texto é aquele que conta com a sensibilidade de seu emissor. Caso seja um assunto delicado ou que requeira um pouco mais de sutileza, é comum que se siga a estrutura textual, com o maior número de informações e detalhes possíveis, por meio de um desenvolvimento bem construído.

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Conclusão sobre comunicação corporativa escrita

Por outro lado, há E-mails que precisam ser diretos, com mensagem clara e objetiva. São os casos em que talvez, a escolha das palavras certas seja crucial, considerando-se que serão poucas, breves e diretas.

Dessa forma, é possível inferir que para praticar a comunicação corporativa escrita seja assertiva no ambiente de trabalho. E é necessário que haja conhecimento sobre um conjunto de elementos textuais e não textuais, além de sensibilidade ao escrever e principalmente, empatia: Pense em seu interlocutor. Imagine como ele se sentirá ao ler seu texto. 

Outra dica importantíssima para você profissional de Secretariado melhorar a escrita de E-mails, é a prática da leitura. Quem lê só tem a ganhar. A leitura traz familiaridade com as palavras, expansão de vocabulário, aprendizado de palavras novas, onde e como aplicá-las, construção ortográfica e o melhor, utilização prática da aplicabilidade dos conectivos. 

O poder das palavras é inimaginável! Desfrute-o!

Autora: Angela Gomes dos Santos Carvalho

Secretária Executiva

Secretária: Salto baixo ou salto alto?

Salto é um assunto às vezes polêmico para diversas Secretárias, apesar de controverso é preciso falar sobre esse assunto. Então, esse artigo tem a intenção de manter você profissional de Secretariado antenada sobre essa questão. E aí Secretária: Salto baixo ou salto alto?

Então, vamos lá!

Que tal um breve histórico, para começar?

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Na idade média havia registro de uma espécie de calçados com solado de madeira, naquela época, o salto alto era usado para manter os sapatos da nobreza longe de lama e de outras impurezas que viessem a sujar os sapatos dos nobres.

Uma observação muito legal para este apanhado, os saltos eram utilizados nos sapatos de homens e mulheres da nobreza, não havia nenhuma diferenciação, o foco era preservar os sapatos.

Outro dado interessante estar no surgimento do salto tipo plataforma, criado por Chopine, na Turquia, aqueles sapatos podiam chegar até numa altura de 40cm, fontes relatam que algumas mulheres usavam bengalas, ou, eram ajudadas pelas criadas para conseguirem ficar em pé. Outra questão bastante curiosa, em alguns países é que as mulheres dos haréns eram obrigadas a usarem sapatos de salto fazendo com que fosse mais difícil fugirem.

Mas, foi em Veneza na Itália, que o salto alto começou a ganhar formas mais luxuosas, tornando-se símbolo de status, riquezas e posição social.

Já a popularização do salto alto começou de fato, com Catarina de Médici, esposa do Rei Henrique II, da França.

Secretária: salto alto ou baixo, o que usar atualmente?

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Em nosso cotidiano associamos os tipos de calçados aos ambientes para os quais iremos frequentar. Sendo até mesmo um acessório de moda, porém, indispensável para determinado convívio social.

Podemos dizer que temos para cada roupa e calçado um tipo apropriado, ou seja, para cada ambiente existe uma veste adequada, exemplificando: no normal, as pessoas não irão numa praia em pleno calor do Brasil, com casacos e calça jeans. Né? É mais ou menos isso que estou falando, para cada roupa, suas vestes e calçados apropriados. 

Por outro lado, antes de qualquer exclamação é importante sempre repetir que nós profissionais em Secretariado somos o cartão postal da empresa, na qual estamos exercendo nossas atividades laborais, e com isso, as nossas vestes e calçados também fazem composições desse retrato, ou seja, cartão postal.

Mas então, nós Secretárias e Secretárias executivas devemos usar salto alto ou baixo?

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É sabido, que a elegância de uma pessoa, não estar nas vestes, mas, sim numa boa educação e cordialidade para os que estão em seu entorno. No entanto, alguns padrões de veste e calçados vai de acordo com as normas e padrões exigidos pela empresa para o qual o profissional em Secretariado irá desenvolver suas atividades.

Mas, também, cabe a Secretária ou Secretária executiva escolher o modelo e tipo de calçado que seja elegante e ao mesmo tempo confortável para ser utilizado.

Por fim, é notório que o salto alto utilizado pela maioria das profissionais em Secretariado passa uma sensação de elegância e empoderamento, para o conforto, acomodação e até mesmo o gosto dessas profissionais detectamos vários tamanhos de saltos, que variam entre 6cm e 15 cm, e também, tipos e formatos, para estes, identificamos, o salto do tipo agulha, robusto, geométrico, cone entre outros .  Para tanto, cabe a você Secretária e Secretária executiva escolher o mais belo para o seu uso.

Este artigo foi desenvolvido pela Secretária PRISCILA CAROLINA SANTOS DA SILVA

Em 29-03-2021

Clique no nome do artigo e veja também: Business English para Profissionais de Secretariado, porque é importante dominá-lo?

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Business English para Profissionais de Secretariado, porque é importante dominá-lo?

Comunicação é uma ferramenta muito importante, que deve ser muito bem aproveitada pelos Secretários e Secretárias. Visto o essencial plurilinguismo no campo Secretarial, principalmente, no uso do Business English para Profissionais de Secretariado, inerente para obter o sucesso na comunicação corporativa.

Sabemos que o aprendizado de uma nova língua é desafiador, porém abre várias portas no mercado de trabalho. Para o profissional de Secretariado não é diferente, é necessário e facilitador conhecer uma nova língua até para vagas em home office.

Aprender termos e vocabulários específicos, porém, não é só isso. Também envolve o treinamento de outras hard skills no ambiente corporativo, como saber fazer apresentações e conduzir reuniões de negócios em inglês.

Além disso, é demonstrado em pesquisa Catho, quando um profissional há fluência no inglês, possui 70% de chances a mais de garantir a vaga de emprego em relação aquele que não fala o idioma.

O mesmo se aplica para aqueles que necessitam se manter no mercado, o domínio do Inglês para profissionais de Secretariado é uma habilidade que dá segurança.

Preparamos este texto para você compreender como o Business English ajudará você Secretária e Secretário.

Inglês para Profissionais de Secretariado o uso dentro do escritório

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Sabemos que o inglês já é uma língua global, mas o ramo dos negócios é a principal. E justamente por isso, todo Profissional de Secretariado precisa dominar este idioma.

Estudar business English permite que os secretários ou secretárias pratiquem suas habilidades de comunicação direcionada para atividades em escritórios e ambientes de negócios. Por entender a linguagem necessária no ambiente de trabalho, o profissional de secretariado pode construir um relacionamento mais sólido com seu chefe, colegas de trabalho, clientes internacionais e parceiros da empresa.

Além de estreitar as distâncias entre outros mercados e a empresa onde trabalha.

A aproximação de mercados internacionais aconteceu por meio tanto da globalização como da transformação digital, a disputa com o mercado interno se tornou visível, para as empresas nacionais revidarem, tiveram que adotar o inglês. Profissionais de secretariado tiveram que adaptar suas abordagens e aprender a fazer negócios “do jeito deles.”

Os profissionais de secretariado que se comunicam utilizando o business English são capazes de realizar:

·         A rotina do escritório quando há funcionários internacionais;

·         Atas em inglês;

·         Recepções de boas-vindas;

·         Apresentar a empresa;

·         Organizar viagens para países não tão explorados;

·         Realizar conversas breves e informativas, oferecer ajuda, conectar conversas;

·         Comunicação escrita ou por telefone no idioma inglês;

·         Organizar eventos com convidados de diferentes nacionalidades;

·         Dentre outras atividades que requer o inglês como recurso principal.

O business English e as oportunidades profissionais? 

Para profissionais de Secretariado, depois da pandemia, ampliaram-se às  vagas home office, um mundo novo para a maioria das pessoas antes de 2020.  Ou seja, aquelas que são feitas totalmente online, não precisamos mais residir próximos ao nosso local de trabalho. Livres das limitações causadas pela locomoção ao local de trabalho, surgem cada vez mais vagas que exigem interação com clientes internacionais.

Estes clientes, normalmente, exigem conhecimento de inglês, por parte do Secretário Virtual. Para ser mais específico, oportunidades no novo normal pedem dos profissionais de secretariado algum conhecimento de business english.

Além de uma nova língua, o secretário virtual deve se aprofundar também nos aspectos culturais, principalmente se a mediação estiver acontecendo com alguma empresa fora do Brasil. A comunicação ineficaz leva a desentendimentos, em última instância, a perda de um cliente.

Se o profissional de secretariado se comportar apropriadamente e escolher as palavras certas será mais fácil fechar os acordos. Seja cuidadoso, conheça a cultura do outro para assim evitar problemas com diferenças culturais que podem surgir.

Essas dicas de Business English para profissionais de Secretariado independem se ele trabalha em ambiente home office ou não.

Outras vantagens dos profissionais de secretariado dominarem o Business English?

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A resposta é óbvia, o mercado de trabalho está em constante evolução, mas sempre aberto para empregados que possuem fluência no inglês. Como já mencionamos no parágrafo anterior, às vagas home office andam ganhando força, quando você Secretária (o) tem um diferencial, como o Business English, você ganha pontos na frente da concorrência na hora de disputar ou manter uma vaga de emprego.

Profissionais de Secretariado que investem no inglês corporativo ganham uma estratégia que pode ser usada para lidar com os fornecedores internacionais. O objetivo é universalizar a conversa para que todos os envolvidos tenham o mesmo entendimento. E isso dá vantagem competitiva para empresas que contratarem um Secretário ou Secretária com um bom domínio do Business English.

Entendeu o porquê de estudar o Business English é tão importante? Espero que sim.

Uma equipe formada com Secretários que dominam o inglês é mais preparada no mercado e já está à frente da concorrência.

Em meio a pandemia as empresas andam investindo muito em vagas home office, onde os profissionais de Secretariado podem trabalhar de casa, além de ter um contato mais direto com investidores.

Como também de ter acesso às principais publicações da área, adquirindo mais conhecimento, informação e relevância ao negócio.

O que é Business English para profissionais de Secretariado

O conceito de Business English quer dizer Inglês para negócios. Na prática o Business English é uma variação ou especialização do idioma focado no ambiente do trabalho em geral. Além disso, dentro do Business English, existe vocabulário profissional e termos técnicos utilizados dentro das empresas.

No entanto, por ser uma matéria ampla o ideal é subdividi-lo por áreas. Aqui no Secretariado do Brasil o nosso curso de inglês é específico para profissionais de Secretariado. Assim, os estudantes possuem a vantagem de ter um estudo focado, sem perda de tempo.

Ao mesmo tempo, quando se fala de curso de inglês para Secretárias e Secretários, é necessário também, aprender um pouco de outros campos do saber, haja vista que um profissional de Secretariado pode trabalhar em qualquer tipo de empresa. E justamente, é o que abordamos. 

Estamos na época da tecnologia, onde é mais fácil aprender. Pois, o Secretariado do Brasil encurta a distância entre você e o inglês, já que você não precisa sair de casa ou do escritório para estudar. Agora você pode aprender o Business English para Profissionais de Secretariado.

Reserve a sua vaga para o curso de inglês para profissionais de Secretariado, assim que abrirem às matrículas você será avisado, basta enviar um e-mail para info@secretariadodobrasil.com

Para reforçar a nossa tese indicamos ler este artigo do blog administradores.com, clique aqui.

A revolução no mercado de trabalho com o home office

Desde março de 2020 as empresas e os colaboradores brasileiros se depararam com o dilema de não poderem trabalhar presencialmente por conta do coronavírus. O vírus, que desde antes havia parado o mundo, parou o Brasil. As pessoas foram obrigadas a se recolherem em suas casas para se protegerem e evitar a propagação da doença. E o home office foi a solução para que profissionais, bem como, para Secretárias e Secretários do mundo inteiro não parassem de trabalhar.

Alguns profissionais, como médicos, enfermeiros e entregadores foram fundamentais para o enfrentamento da pandemia. Com novos hábitos, novas demandas surgiram e outros profissionais tiveram de se adaptar.

O cenário pré-COVID 19 há muito o que ensinar

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Sem duvidas antes do COVID-19 a ameaça mais significativa da humanidade tinha sido a Segunda Guerra mundial. Na década de 1980, o mundo enfrentou muitos conflitos que reduziram a capacidade dos governos de enfrentarem as desigualdades, os principais deles foram liderados por Thatcher e Reagan. 

A globalização era mais que necessária para melhorar o comércio, pessoas e finanças. Pois o fluxo acelerado de bens servia para minimizar mais rapidamente a pobreza. Isso levou a um número de 2 bilhões de pessoas que saíram de condições subumanas de vida ainda na década de 90. Com  globalização a distribuição de vacinas aumentou em todo o mundo a expectativa de vida.

Mas não foram levados em consideração os riscos negativos da globalização. Pois nações mais interdependente e conectadas entre si, inevitavelmente, flexibiliza o controle e como consequência se expõem a riscos sistêmicos. E o maior exemplo, foi à recessão de 2008. 

A realidade é que o cenário pré-pandemia era de um mundo adaptado à mesmice, rotinas idênticas e formas tradicionais de comportamentos e processos que já não mudavam a mais de quase duas décadas. Tanto é que mesmo com a tão avançada tecnologia científica no campo das doenças infectocontagiosas, pesquisadores do mundo inteiro já vinham falando de surtos de novas enfermidades e ninguém estava preparado para a pandemia. Mesmo não sendo essa a única catástrofe global que já enfrentamos.

A pandemia fez a humanidade refletir e expandir os horizontes muito além do vírus, empresas e trabalhadores tiveram que se adaptar ao novo, dar lugar à novas Tecnologias assim como ao home office.

Home office: trabalho duro, mas à distância

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Alguns publicitários, designers e profissionais autônomos já trabalhavam desta forma. No entanto, para a maioria das pessoas, inclusive para muitos Secretários e Secretárias, foi necessário readaptar horários e reinventar espaço de trabalho (já que agora o trabalho é em casa). A necessidade de autonomia e autogerenciamento dos profissionais pôs à prova sua resiliência e capacidade de adaptação.

Reuniões se tornaram chamadas de vídeo e aí o mercado deu lugar às reuniões híbridas; demandas novas surgiram, se tornaram urgentes e o horário de atendimento aos clientes se tornou quase ininterrupto. Alguns profissionais tiveram sua carga horária aumentada, precisando investir tempo em organização. A preocupação se instaurou e, com ela, novas medidas precisaram ser tomadas.

Um novo cenário para as empresas

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Muitas empresas não sabiam por onde começar e precisaram compreender melhor sua identidade e função social. Pesquisas mostraram que as pessoas esperavam que as marcas fossem úteis durante a pandemia, que servissem alguma função.

As empresas que já vendiam pela internet tiveram de ampliar seus serviços e colocar parte de seus empregados em home office. Aquelas que só tinham atendimento presencial precisaram encontrar novas formas de vender. E algumas empresas abriram sua plataforma para mais empreendedores venderem seus produtos.

Muitos profissionais de Secretariado que trabalham no setor nos deram depoimento, e informaram equipes tiveram que fazer uma força tarefa, para dar conta da demanda de trabalho. Agora em 2021 está melhor, mas mesmo assim o fluxo de trabalho ainda é alto, pois a pandemia ainda não acabou, o que houve foi uma readaptação de processos e a tecnologia foi fundamental.

Novas Tecnologias como solução

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As novas tecnologias se tornaram protagonistas na atuação das empresas, como meio de divulgar gerar a comunicação entre clientes, equipes e empresas. Assim como para vender produtos e serviços, atrair clientes. Tanto para gerar valor de marca quanto para estabelecer relacionamento com os clientes, usar as novas tecnologias se tornou regra.

O atendimento, então, precisou ser simultâneo, quase em tempo real. Por isso a necessidade de um planejamento de equipes. Foi preciso gerar mais conteúdo e, assim, criar uma agenda de publicações. As métricas se tornaram de extrema importância, seja em vendas ou em engajamento.

O papel do profissional de Secretariado foi fundamental, independente dele trabalhar em home office ou não. Mas com certeza o desafio maior para o mercado foi ter acesso às novas tecnologias, sem dúvidas quem as domina se dá muito bem em tempos de crise.

Uma nova realidade e um novo mercado de trabalho

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A revolução pandêmica trouxe novidades para o mercado de trabalho, com readaptações, novas tecnologias e novas exigências. Percebeu-se que os colaboradores são muito importantes para as empresas, incluindo também o Profissional de Secretariado como cogestor e o home office é um caminho sem volta e necessário para atender às expectativas do novo momento. Infelizmente, alguns empreendimentos não se adaptaram ou não tiveram tempo de reagir e fecharam suas portas. As mudanças foram muito rápidas e os empreendedores precisaram ser proativos.

Mas não é as empresas devem ser rápidas para se adaptarem, profissionais também. E justamente, aqueles que não se adaptaram encontram-se desempregados. A verdade é que os momentos de crise, são divisores de águas na vida dos Profissionais de Secretariado e de outras áreas, pois são nestas horas que quem não estiver preparado e acompanhando sua formação com às tendências de mercado, devem correr atrás de formação.

E no cenário atual, aquele que não dominar às novas tecnologias não está preparado para gerir novos processos de trabalho, e de consequência ficará fora dele.

Ficou claro que a internet e as novas tecnologias em geral, deverão ser priorizadas no futuro, já que os hábitos de muitos consumidores mudaram e estão em contínua evolução. E o home office pode ter vindo para ficar, mesmo que parcialmente.

Não importa se você está ou não trabalhando, o importante é adquirir novos conhecimentos para se manter sempre trabalhando, o momento exige isso.


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O que é home office?

Em tempos de pandemia, trabalhar à distância pode ter virado o novo normal para várias empresas. Por isso, a maioria sabe o que é home office.

Você deve ter percebido que, com o isolamento social, várias empresas no Brasil tiveram que mudar a forma de funcionar. Muitas foram até obrigadas a limitar a quantidade de funcionários trabalhando no escritório.

A alternativa foi adotar o famoso home office, que você certamente já ouviu falar. Mesmo que ainda não seja o seu regime de trabalho atual. Além disso, se você for da área de secretariado, prepare-se em dobro para um universo executivo cada vez mais remoto.

E se você quer aprender tudo o que é importante sobre essa modalidade de trabalho remoto, é melhor ler este texto aqui até o final.

Muitos trabalhos do século XXI dependem de pouquíssima estrutura física. Aposto que você, que está lendo este artigo, depende apenas de uma conexão com a internet, um celular e um computador para trabalhar. E também aposto que você tem acesso a isso tudo dentro da sua casa.

E claro, ser na sua própria casa ainda é opcional. Mas afinal, o que é home office?

Muita gente acha mais adequado chamar o “home office” de teletrabalho. Hoje em dia, qualquer mesa em uma cafeteria com acesso à internet pode se tornar o seu cantinho particular de trabalho. Mas normalmente é quando um profissional cria o seu espaço de trabalho em casa e trabalha a partir deste.

Quem é do secretariado executivo já tem uma boa noção do que está acontecendo desde muito antes da pandemia. Essa migração para o teletrabalho tem tudo a ver com a natureza flexível e digital do nosso trabalho.

Para os empregadores foi ótimos descobrirem o que é o home office

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Entender o que é home office rapidamente foi fundamental para empregados e empregadores, absorver este conceito, ajudou bastante na adaptação em massa.

  • Economiza energia elétrica do escritório;
  • Ocupa menos espaço físico;
  • Não perde tempo e dinheiro com o deslocamento dos colaboradores.

Para os empregados, e principalmente para quem é do secretariado, os benefícios do home office são maiores ainda:

  • Mais tempo dentro de casa e com a família;
  • Menos tempo no trânsito;
  • Mais flexibilidade na sua rotina.

Não é ótimo quando todo mundo sai ganhando?

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O trabalho híbrido – com apenas parte dele sendo feita no formato de home office – é uma das soluções para aquelas organizações que dependem muito das reuniões presenciais ou de ferramentas que só estão disponíveis na sede da empresa.

Muita gente do secretariado ainda depende de arquivos físicos, por exemplo, ou de itens de escritório sofisticados. Entretanto, não é uma demanda diária e pode ser complementar ao trabalho realizado à distância. Não faltam exemplos de postos de trabalho que exigem presença física só duas ou três vezes por semana.

Nem tudo são flores: aprenda a contornar as maiores dificuldades

Mesmo assim, é preciso chamar atenção para os perigos que podem diminuir a sua produtividade no home office.

Assim como tudo na vida, traz muitos benefícios, mas também apresenta seus desafios. Não se preocupe, não é nenhum bicho de sete cabeças – principalmente para quem é do secretariado executivo.

Não é só mais uma mudança no trabalho. É importante você se preparar processualmente e psicologicamente para uma mudança no seu estilo de vida.

Melhore o seu desempenho trabalhando em home office

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  • Cuidado com as distrações: Passar mais tempo com a família é tudo de bom, mas a gente também sabe que é um desafio manter a concentração com criança, cachorro e parceiro dentro de casa.

Também é em casa que estão a sua TV, sua geladeira, não tem ninguém fiscalizando suas ações… Não é pecado dar aquela pausa para manter a mente ativa, mas é muito importante não deixar que isso vire perda de produtividade. E em home office, esse risco é alto.

  • Mantenha o foco e a disciplina: Quando a gente tem flexibilidade na nossa agenda, muita coisa acaba ficando para depois. Isso traz o risco de procrastinação, e pode atrasar várias das suas entregas. É importante termos a cultura de que trabalho home office não é bagunça.

Manter um planejamento individual sempre atualizado e condizente com as suas entregas pode salvar o seu trabalho. Crie métodos de auto-premiação que mantenham sua motivação para garantir as entregas, e abuse das várias ferramentas online de gestão de tempo e planejamento de tarefas.

  • Tenha mais autonomia para resolver os problemas: O técnico de informática da empresa não vai poder te socorrer sempre. Alguns problemas com a sua conexão podem aparecer, e você precisa ter jogo de cintura. Imprevistos processuais também podem te fazer travar no seu progresso, e eles vão ter vários tipos de soluções diferentes.

Seja resiliente e preveja os possíveis pontos de dificuldade que você pode ter. Já nos contratempos para os quais você não tiver uma solução programada, lembre-se de que o Google é seu melhor amigo.

Quem faz parte do secretariado ou do secretariado executivo precisa exercer como ninguém a capacidade de resolver problemas. Continue visitando nossos materiais para receber dicas de como aprimorar essa habilidade em você.

  • Abuse das ferramentas de comunicação: O que não falta é ferramenta online de conversa privada ou coletiva. Estar sempre ligado para tirar dúvidas, ajudar seus companheiros ou prestar informações sobre seu progresso nas tarefas é crucial.

Cada um tem seu ritmo e sua frequência comunicativa, principalmente para quem tem um emprego home office. Entretanto, você precisa garantir para a sua equipe que você está sempre disponível e com a produtividade em dia. Isso faz com que o time se mantenha confiante no seu desempenho, e isso pode fazer toda a diferença no impacto das suas tarefas para a empresa – e claro, para a sua carreira.

E quais vagas de emprego home office eu posso conseguir?

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Algumas funções já nasceram com o DNA remoto. Publicitários, empreendedores, redatores, designers e programadores são profissionais de com uma natureza autônoma muito ligadas às suas carreiras. Normalmente são trabalhadores cuja produção intelectual é o core business.

O secretariado nasceu presencial, mas está cada vez mais híbrido – ou até remoto em alguns setores específicos. Com tantas novas ferramentas digitais, alguns profissionais dessa área são contratados para atuar em projetos específicos para o universo remoto, como Secretários, Gestores Administrativos, Gestores de pessoal ou Coordenadores de processos.

A resposta para ocnseguir uma vaga home office, é que pode ser em qualquer empresa, pois a maioria teve que se adaptar nesta pandemia a esta nova exigência.

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7 qualidades essenciais da Secretária (o)

Se você é diretor (a) de empresa, gerente de RH ou profissional de Secretariado, veja as dicas neste artigo para saber as qualidades essenciais da Secretária (o).

Mas antes é preciso entender que ser Secretária ou Secretário, não é algo simples, ou que não requer muita instrução. Esses profissionais, para se manter no mercado além de conseguir o registro, precisam fazer pelo menos a formação básica: técnica, tecnóloga e universitária.

A Secretária (o) é um cargo essencial para o funcionamento de qualquer empresa, não importa qual seja o tipo ou tamanho da organização. Pois, a polivalência deste profissional há muito valor a agregar e é a força motriz para que a direção geral ou departamental funcione.

Muitas vezes, é a primeira pessoa que o cliente, seja ele interno ou externo, tem contato. E por isso, contratar ou ser um profissional adequado só efetiva as chances de crescimento, tanto do profissional quanto da empresa.

Então, vamos as 7 qualidades essenciais da secretária (o):

1. Lealdade

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O nome já diz tudo, derivado do latim secretum/secretarium, que em resumo significa particular, secreto, segredo. Ou seja, desde a idade antiga, o Secretário era quem cuidava dos assuntos confidenciais. Sendo assim todo Secretário deve ter como princípio básico a lealdade para com o superior hierárquico bem como para com a organização.

2. Polivalência

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Já passou do tempo que um Secretário Executivo ou Secretária Executiva tivesse apenas entre três ou quatro atividades principais. O profissional polivalente é aquele de agora e do futuro, o mercado já não aceita mais aquela conhecida frase “Este não é o meu departamento”.

O bom Profissional de Secretariado é polivalente sim, pois é capaz de realizar várias atividades com excelência. Essa é uma característica essencial dessa profissão nos tempos de hoje, que atende às exigências do mercado e traz crescimento à organização. As organizações já não querem mais colaboradores descomprometidos, inflexíveis e convencionais fazendo parte do seu quadro de profissionais.

3. Organização

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Claro, ninguém pode pensar em um Secretário ou Secretária desorganizados, não é? Justamente, porque que esta função vem justamente para organizar departamentos e o dia a dia dos superiores hierárquicos, bem como para agilizar processos e melhorar o fluxo operacional dentro das empresas. Então, ser organizado é qualidade inerente a este profissional.

Essa característica é muito importante para o próprio empregado que deve fazer muito mais que atender telefone ou gerir a agenda do patrão, mas também tomar conta de documentação importante e muitas vezes sigilosos os quais devem ser muito bem arquivados, seja fisicamente ou digitalmente, para estarem sempre à mão quando forem necessários.

4. Pontualidade

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Uma das funções do Profissional de Secretariado é a organização da agenda e lembrete dos compromissos do chefe, então é função da Secretária ser a primeira a chegar e uma das últimas a sair do trabalho. Pontualidade é uma qualidade que não pode faltar nas soft skills desse profissional.

5. Profissionalismo

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Manter uma postura, valores honráveis, ser responsável, sério e se comprometer com às normas da empresa são competências de todo Secretário e Secretária. Significa ter uma base humilde, mas nunca agir com parcialidade. Além de exercer atividades com total comprometimento.

6. Boa apresentação

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Aqui vale a pena não confundir a boa apresentação com beleza física. Não precisa ser top model para ser Secretária ou Secretário. Quando nos referimos a boa apresentação é sobre vestir-se de maneira adequada e com discrição, prezar pelos hábitos de higiene mantendo-se a aparência bem asseada (o) (roupas, unhas e dentes limpos), cabelos penteados, unhas feitas e maquiagem discreta.

No caso dos rapazes o mesmo se aplica, dando ênfase a cabelos bem cortados, barba feita, sapatos bem lustrados e gravata discreta que combine com o terno ou camisa social.

7. Discrição

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É praxe, pelo menos na maioria das empresas, que a Secretária Executiva seja uma pessoa discreta. E esta qualidade é vista com bons olhos por todo departamento do RH que deseja contratar um Profissional de Secretariado, então prudência e cautela para tornar-se um profissional discreto é primordial para que haja sucesso nesta função.

Entendemos por discrição:

  • Que possua uma ótima oratória, que fale nem alto nem baixo demais, porém no tom o qual o receptor possa entender todas as informações;
  • Saber dividir bem a vida pessoal da profissional, somos seres humanos, mas nenhuma empresa gosta de ouvir os problemas pessoais cotidianos do funcionário. Eles remetem em distração e falta de produtividade;
  • Mantenha-se longe das fofocas. É bem natural que a sala da Secretária se torne um divã, todo mundo chega para desabafar, justamente para ver se colhe informações. Não caia nessa armadilha, Secretário Secretária. Mantenha uma postura neutra e não dê juízos de valor;
  • Nunca fale mal dos colegas, pessoas também podem utilizar suas palavras contra você;
  • Ter o aparelho celular sempre no silencioso e não utilizar em hipótese alguma, toques chamativos. Pois, você pode esquecer de colocar na vibração e de repente o aparelho pode tocar, mas não deve chamar atenção de outros membros da empresa;
  • Deve resolver um problema pessoal por telefone? Saia do escritório e termine logo a conversa para que o seu chefe não sinta sua falta.

Esse é mais um artigo do Secretariado do Brasil, espero que você tenha gostado de conhecer algumas qualidades essenciais da Secretária (o).

Veja também: 8 Ferramentas digitais que irão melhorar as suas rotinas secretariais (clique no nome e vá ao artigo)

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Secretariado, as reuniões híbridas chegaram pra ficar

O Secretariado, nesta pandemia, ganhou as Reuniões híbridas, uma ótima estratégia de produtividade e de economia tanto para a Secretária ou Secretário quanto para a empresa. As regras de distanciamento devido a pandemia fizeram com que diversos profissionais migrassem paro Home office e diversas áreas laborais

As reuniões híbridas se tornaram rotina na vida do Secretário e da Secretária que tiveram que se adaptar a esse novo modelo de trabalho.

Neste artigo irei te falar te explicar o porquê as Reuniões híbridas chegaram pra ficar.

Também te mostrarei como o mercado de Secretariado pode está abrindo portas para mais Secretários virtuais e Secretárias remotas.

O que são reuniões híbridas e como elas afetam o Secretariado.

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As reuniões híbridas são reuniões feitas no ambiente virtual e presencial ao mesmo tempo. Isto é, parte dos participantes pode estar na empresa e a outra parte de forma remota, por exemplo, em seu ambiente Home office. Ou seja, a união de diversas pessoas e equipes, independente de onde elas estejam.

Um Secretário executivo de uma grande empresa, por exemplo, pode usar esse tipo de reunião para juntar o alto escalão dessa organização em um único ambiente respeitando as medidas de distanciamento impostas nesse período de pandemia.

E justamente porque uma das funções do profissional de Secretariado é a preparação e organização de reuniões, então cada vez mais Secretários e Secretárias têm que se atentar ao universo das reuniões híbridas.

Secretariado no ambiente virtual

Vivemos na era da informação, e não é novidade pra ninguém, mesmo antes da pandemia que a internet está tomando proporções inimagináveis. Então, em 2020 esse processo só foi acelerado, as Reuniões híbridas já existiam, no entanto assim como o trabalho remoto, se popularizou neste mesmo ano.

É claro que essa crescente do ambiente virtual iria afetar os Secretários e Secretárias. Um outro exemplo de ampliação, só ano passado o número de lojas exclusivamente virtuais cresceu 40,07%, segundo dados sa Agência Brasil.

Já são cerca de 1,3 milhões de negócios virtuais, ou seja, 1,3 milhões de novas possibilidades para os Secretários trabalharem. E não importa se será como Secretária remota ou no próprio escritório físico.

Fora que muitas das atividades mesmo após a pandemia, iram continuar de maneira virtual, por conta da praticidade e economia que esse tipo de trabalho vem demonstrando.

Por que reuniões híbridas chegaram pra ficar?

A pandemia fez com que basicamente todos os setores tivessem que adotar o Trabalho remoto como opção, apesar de já estarmos em um momento de retomada das atividades, algumas empresas pretendem manter certas atividades remotamente ou pelo menos de forma mista.

Sem sombra de dúvidas as reuniões híbridas ficarão cada dia mais frequentes nas organizações, afetando diretamente os profissionais de Secretariado.

Segundo pesquisa feita pela ISE Busines School, 80% dos gestores disseram gostar desse novo modo de trabalho remoto.

 Para 81% dos entrevistados, a flexibilidade é a competência mais desenvolvida nesse período.

Para além da tecnologia, esse novo modo de trabalhar ajuda na redução de gastos em hospedagem, viagens, mantendo o alinhamento do fluxo de relacionamento. Conquistando novas formas de se comunicar com clientes e explorar mercados.

Para a diretora da Absolut Technologies, Lucymeire Ferraz “a escolha de um bom integrador é fundamental, não deixando a desejar no espaço físico nem virtual, mas unindo os dois mundos”.

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Como fazer Reuniões híbridas?

Talvez uma das maiores dificuldades encontradas por profissionais do Secretariado na organização de Reuniões híbridas, seja não saber onde fazer essas reuniões.

Alguns Secretários e Secretárias, principalmente os Secretário remoto e a Secretária virtual, já sabem onde organizar essas reuniões, mas podem encontrar dificuldades com o manejo das ferramentas.

Existem várias ferramentas, que já existiam anteriormente, mas foram “globalizadas” e melhoradas somente neste último ano. Uma delas é a ferramenta Zoom, muito utilizada por boa parte dos profissionais. Mas ela possui limites e muitas vezes, dependendo do tamanho e duração da reunião pode até sair muito caro para a empresa.

O manejo dessas plataformas é de certa forma, simples, basta se esforçar para aprender e melhorar a utilização dos mesmos.

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Outras ferramentas para fazer reuniões híbridas

Você também poderá optar pela utilização da ferramenta Google Meet, onde varias pessoas podem se encontrar, sem tempo limitado de chamada.

Também tem o Zoom, como já citamos acima, também oferece a possibilidade de uma reunião com várias pessoas, mas há um tempo limite.

Assim como você também pode usufruir de outras plataformas como, por exemplo: Microsoft Teams, Cisco, Poly, Discord e etc.

Temos um curso completo de reuniões híbridas, disponível onde Secretários e Secretárias, Secretários executivos, Secretária remoto e Secretário virtual poderão se especializar.

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O que fazem o Secretário virtual e Secretária remota?

Uma ótima oportunidade para a área do Secretariado está no ambiente virtual, onde com a crescente desses espaços cada vez mais se faz necessário a presença de Secretário virtual remotos e/ou Secretária remota.

Uma vantagem desse novo modo de trabalhar é que além de oportunidades em empresas, o profissional de Secretariado também pode trabalhar por conta própria, ser seu próprio patrão e ganhar dinheiro pela internet ou ainda ganhar dinheiro trabalhando em casa.

O Secretário virtual pode inclusive ser formalizado por meio do MEI (Micro Empreendedor Individual). O faturamento deverá ser de até 82 mil por ano.

Esses profissionais irão atender empresas e profissionais liberais, oferecendo serviços que se assemelham aos Secretários e Secretárias tradicionais.

Os serviços são oferecidos de maneira personalizada. Para isso os clientes passarão um Briefing, detalhando o que deve ser feito.

ATENÇÃO! Não confundir a Secretária remota com Assistente virtual, são duas coisas diferentes e já expliquei isso em várias lives no nosso canal no Youtube.

Com essa opção de trabalho, você deixará de ser empregado e passará a ser empreendedor. O que acha?

Você não irá se limitar a um salário específico e também deixará de enfrentar diariamente aquele trânsito caótico das grandes cidades. Mas nem tudo são flores, também expliquei isso em algumas lives em nosso canal no youtube.

Então você profissional do Secretariado, se estiver participando de uma Reunião híbrida, cuide da sua postura, mantenha o contato visual e controle suas mãos, elas podem entregar o que você realmente está pensando.

As reuniões hibridas chegaram pra ficar, não temos como negar isso, então cabe a nós profissionais do Secretariado, escolhermos como iremos nos adaptar a esse novo processo e melhorar a nossa produtividade.

Não fique pra trás, seja um profissional atualizado!

Gostou do conteúdo? Quer aprender como fazer uma reunião híbrida? Nós do Secretariado do Brasil temos o curso perfeito, feito especialmente pra você profissional de Secretariado que quer crescer e se tornar cada vez melhor.

Acesse o curso de reuniões híbridas aqui.

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Os setores onde o idioma inglês é mais pedido no Secretariado

Quem escolhe Secretariado para seguir carreira deve saber que aprender inglês para encontrar um bom emprego ou realizar o trabalho dos seus sonhos é um dos maiores incentivos para um aprendizado duradouro e bem-sucedido.

Neste artigo daremos visão geral de setores onde este idioma é indispensável.

Secretariado: 8 Ferramentas digitais que irão melhorar as suas rotinas secretariais

Não é segredo para ninguém que o nosso trabalho é difícil, e para funcionar precisamos manter as resoluções das demandas em dias. Além de claro, sermos super organizados. Mas eu Ercilia Gatto do Secretariado do Brasil vou te ajudar com isso.

E para você profissional de Secretariado, hoje lhe darei uma dica que vai facilitar muito a sua rotina de trabalho.

São 8 ferramentas digitais e aplicativos para melhorar o seu desempenho e lhe ajudar a otimizar suas tarefas.

Aqui estão elas:

Dica de Secretariado: 1. LogMeIn

Este aplicativo permite que você tenha acesso total ao seu computador de trabalho – remotamente. Abra documentos, inicie aplicativos … basicamente, faça tudo o que for necessário. Muito importante para o mundo do Secretariado neste momento.

Dica de Secretariado 2: Google Now

Chamado de “assistente pessoal inteligente”, o Google Now está disponível para iOS, Android e seu desktop. Ele fica com você o tempo todo e organiza tudo em cartões personalizáveis ​​- previsão do tempo, trânsito, placares de esportes, sites favoritos, etc. Você nunca mais verá sua vida da mesma maneira depois de vê-la em todos esses pacotes elegantes. Para o profissional de Secretariado a organização é o que conta e este aplicativo você não pode deixar de ter.

Dica de Secretariado 3: Evernote

Também grátis! Este aplicativo acaba sendo o queridinho dos Profissionais de Secretariado. Capture, gerencie, armazene e lembre-se de tudo que você precisa. O Evernote também é um bom recurso de pesquisa e sincronização. Vale a pena que todos os Secretários e Secretárias o experimentem.

Dica de Secretariado 4: 24Me

Este funciona como um segundo cérebro e é muitooooo útil. Já pensou definir lembretes para você mesmo? Lembrar de pagar contas ou outros prazos e reuniões importantes? Ele faz tudo isso por você. E ainda te permite sincronizar todas as suas listas de tarefas, notas e calendário em um aplicativo conveniente. É gratuito e atualmente um dos 10 melhores aplicativos de produtividade na App Store. Agora o Secretário e a Secretária terão um próprio assistente ( mas não conta a ninguém, este será o nosso segredo) 🙂

Dica de Secretariado 5: Quip

Esse é muito similar a criação do Mark Zuckerberg. É exatamente como o Facebook, Quora e Instagram do escritório virtual usam e permite que os usuários colaborem, criem, carreguem e compartilhem documentos – até mesmo os editem – como uma equipe. Muito show não é? Assim o TI não tem que ficar bloqueando a comunicação.

Dica de Secretariado 6: TinyScan

Esse aplicativo é Top! Ele serve para digitalizar qualquer documento a qualquer hora e em qualquer lugar e envie-o para seu e-mail como um PDF. Você nunca mais terá que ir para a Xerox novamente para gerenciamento de documentos.

Dica de Secretariado 7: Dropbox

Um mão na roda para o armazenamento de arquivos, este programa de armazenamento em nuvem sincroniza entre seu computador e seu telefone. Seus documentos são salvos em backup e acessíveis, não importa onde você esteja. Nunca mais fique perdido em uma reunião fora do local quando for perguntado sobre a localização de um documento específico.

Dica de Secretariado 8: Milebug

Precisa controlar sua milhagem para o trabalho? Este aplicativo pode ajudá-lo com isso. Ele pode até mesmo criar relatórios de milhas para você, que podem incluir outras despesas de viagem, como custos de hotel e pedágios. No final do ano, você terá todas as suas milhas em um único lugar e poderá exportar os dados para fins fiscais.

E aí Secretária, e aí Secretário, gostou dessa dica? Esta e muitas outras você vai ver sempre aqui no blog do Secretariado do Brasil. Tudo para deixar você por dentro e sempre se aperfeiçoando.